Turinys
Dažnai Excel vartotojas susiduria su poreikiu užpildyti langelius duomenimis, išdėstytais tam tikra logine seka. Arba, pavyzdžiui, padaryti prognozę, kokia bus tam tikro rodiklio reikšmė konkrečiu momentu, jei išliks esama tendencija. Dabar jums nereikia žinoti daugybės viso to formulių. Pakanka kelių pelės paspaudimų ir problema išspręsta. Visa tai dėka automatinio užbaigimo.
Ši funkcija stebina savo patogumu. Pavyzdžiui, leidžia greitai surašyti kalendorinius mėnesius arba padaryti taip, kad būtų rodoma tik kiekvieno mėnesio 15 ir paskutinė diena (pavyzdžiui, apskaitos ataskaitose).
Kaip galite pasinaudoti šia puikia funkcija?
Apatiniame dešiniajame kampe yra kvadratas, kurį vilkdami galite tęsti verčių, kuriose yra tam tikras raštas, seriją. Pavyzdžiui, jei pirmoji diena yra pirmadienis, tada atlikdami šią paprastą operaciją galite įdėti reikšmes į šias eilutes: antradienis, trečiadienis, ketvirtadienis, penktadienis ir pan.
Jei langelyje yra reikšmių rinkinys, pvz., 1,2,4, 8, 16, tada pasirinkę jas visas ir vilkdami langelį žemyn, galite tęsti skaičių seriją iki 32, XNUMX, XNUMX ir pan. Tai leidžia žymiai sumažinti laiko sąnaudas.
Tokiu pat būdu sukuriamas mėnesių pavadinimų sąrašas.
Taip atrodo automatinio užbaigimo naudojimas aritmetinei progresijai. Mūsų pavyzdyje mes naudojame du langelius, kurių reikšmės yra atitinkamai 1,3, XNUMX, o tada automatinis užbaigimas tęsia skaičių seriją.
Be to, priėmimas veiks, net jei numeris yra teksto viduje. Pavyzdžiui, jei parašysite „1 ketvirtis“ ir vilkite langelį žemyn, gausite šiuos dalykus.
Tiesą sakant, tai yra visi pagrindiniai dalykai, kuriuos turite žinoti. Bet jei norite profesionaliau įvaldyti darbo su „Excel“ įgūdžius, galite susipažinti su kai kuriais lustais ir gudrybėmis.
Naudojant automatinio užbaigimo duomenų sąrašą
Žinoma, „Excel“ gali padaryti ne tik mėnesių ar savaitės dienų sąrašą. Tarkime, turime sąrašą miestų, kuriuose mūsų įmonė yra įkūrusi paslaugų centrus. Pirmiausia turite užsirašyti visą sąrašą elemente „Keisti sąrašus“, kurį galite pasiekti per meniu seką Failas – Parinktys – Išplėstinė – Bendra – Redaguoti sąrašus.
Tada bus rodomas langas su sąrašų, kurie automatiškai integruoti į „Excel“, sąrašu.
Čia jų nėra daug. Tačiau šį nesusipratimą galima nesunkiai ištaisyti. Norėdami tai padaryti, yra dešinysis langas, kuriame parašyta teisinga reikšmių seka uXNUMXbuXNUMXbis. Įrašyti galima dviem būdais – ir kableliais, ir stulpelyje. Jei duomenų yra daug, juos galima importuoti. Tokiu būdu galite sutaupyti daug laiko.
Ko tam reikia? Pirmiausia turite sukurti miestų sąrašą kažkur dokumente, o tada tiesiog pateikti nuorodą į jį žemiau esančiame lauke.
Dabar sąrašas sukurtas ir gali būti naudojamas visoms kitoms ląstelėms užpildyti.
Be teksto formato sąrašų, „Excel“ leidžia kurti skaitines sekas, taip pat datų sąrašą, išdėstytą pagal tam tikrą šabloną. Pačioje šios medžiagos pradžioje buvo duotas vienas iš jos panaudojimo būdų, tačiau tai primityvus lygis. Šį įrankį galite naudoti lanksčiau, kaip tikrą asą.
Pirmiausia pasirenkame reikiamas sekos reikšmes (vieną ar daugiau) kartu su diapazono dalimi, kuri bus naudojama sąrašui. Tada viršutiniame skydelyje randame mygtuką „Užpildyti“ ir pasirodžiusiame meniu spustelėkite mygtuką „Progresavimas“.
Tada pasirodys langas su nustatymais.
Kairėje jo dalyje yra radijo mygtukai, kuriais galite nustatyti būsimos sekos vietą: pagal eilutes ar stulpelius. Pirmuoju atveju sąrašas sumažės, o antruoju – į dešinę.
Iškart dešinėje nuo vietos nustatymo yra skydelis, kuriame galite pasirinkti skaitinės sekos tipą. Galima rinktis iš kelių variantų:
- Aritmetika. Kiekvieno kito langelio reikšmė yra tam tikru skaičiumi didesnė nei ankstesnė. Jo reikšmė nustatoma pagal lauko „Žingsnis“ turinį.
- Geometrinis. Kiekviena paskesnė vertė kelis kartus didesnė už ankstesnę. Kiek tiksliai priklauso nuo to, kurį žingsnį nurodė vartotojas.
- Datos. Naudodamas šią parinktį vartotojas gali sukurti datų seką. Jei pasirinksite šį tipą, suaktyvinami papildomi matavimo vieneto nustatymai. Į juos atsižvelgiama sudarant seką: diena, darbo diena, mėnuo, metai. Taigi, jei pasirinksite elementą „darbo diena“, savaitgaliai nebus įtraukti į sąrašą.
- Automatinis užbaigimas. Ši parinktis panaši į apatinio dešiniojo kampo vilkimą. Paprastais žodžiais tariant, „Excel“ pati nusprendžia, ar reikia tęsti skaičių seriją, ar geriau sudaryti ilgesnį sąrašą. Jei iš anksto nurodysite reikšmes 2 ir 4, tada kitose bus skaičiai 6, 8 ir pan. Jei prieš tai užpildysite daugiau langelių, tada bus naudojama „tiesinės regresijos“ funkcija (tai labai įdomi parinktis, leidžianti sudaryti prognozę pagal esamą tendenciją).
Šio dialogo lango apačioje, kaip jau matote, yra dvi parinktys: žingsnio dydis, aptartas aukščiau, ir ribinė vertė.
Atlikę visas operacijas, turite paspausti mygtuką „Gerai“. Tuo pačiu būdu sukuriamas tam tikro laikotarpio darbo dienų sąrašas (pavyzdžiui, iki 31.12.2020-XNUMX-XNUMX/XNUMX/XNUMX). Ir vartotojui nereikia atlikti daugybės nereikalingų judesių!
Viskas, sąranka baigta. Dabar pažvelkime į keletą profesionalesnių automatinio užbaigimo metodų.
Naudojant pelę
Tai patogiausias automatinio užbaigimo būdas, leidžiantis elegantiškai atlikti net sudėtingiausias operacijas. Yra dvi parinktys, kaip ją naudoti: naudojant kairįjį pelės mygtuką arba dešinįjį. Pavyzdžiui, užduotis yra sudaryti skaičių sąrašą, išdėstytą didėjančia tvarka, kur kiekviena kita reikšmė didėja vienu. Paprastai tam į pirmąjį langelį įvedamas vienetas, o į antrąjį - dvi, po kurio jie nuvelka langelį apatiniame dešiniajame kampe. Tačiau šį tikslą galima pasiekti kitu būdu – tiesiog užpildžius pirmą langelį. Tada turite nuvilkti jį žemyn iš apatinio dešiniojo kampo. Po to atsiras kvadrato formos mygtukas. Turite jį spustelėti ir pasirinkti elementą „Užpildyti“.
Taip pat galite naudoti funkciją „Užpildyti tik formatus“, su kuria galite išplėsti tik langelių formatus.
Tačiau yra greitesnis būdas: laikykite nuspaudę Ctrl mygtuką, vilkdami langelį lygiagrečiai.
Tiesa, jis tinkamas tik automatinio užbaigimo skaičių sekoms. Jei bandysite ištraukti šį triuką naudodami kitokio tipo duomenis, reikšmės uXNUMXbuXNUMXb bus tiesiog nukopijuotos į šiuos langelius.
Yra būdas pagreitinti kontekstinio meniu skambutį. Norėdami tai padaryti, vilkite langelį laikydami dešinįjį pelės mygtuką.
Tada pasirodys komandų rinkinys. Taigi, galite iškviesti dialogo langą su papildomais automatinio užbaigimo nustatymais spustelėję meniu elementą „Progresija“. Tačiau yra vienas apribojimas. Maksimalus sekos ilgis šiuo atveju bus apribotas iki paskutinio langelio.
Kad automatinis užbaigimas būtų atliktas iki reikiamos reikšmės (konkretaus skaičiaus ar datos), turite paspausti dešinįjį pelės mygtuką, prieš tai nukreipę žymeklį į laukelį, ir vilkti žymeklį žemyn. Tada žymeklis grįžta. Ir paskutinis žingsnis yra atleisti pelę. Dėl to pasirodys kontekstinis meniu su automatinio užbaigimo nustatymais. Pasirinkite progresą. Čia pasirenkamas tik vienas langelis, todėl nustatymuose reikia nurodyti visus automatinio pildymo parametrus: kryptį, žingsnį, ribinę reikšmę ir paspausti mygtuką OK.
Ypač įdomi Excel funkcija yra tiesinė ir eksponentinė aproksimacija. Tai leidžia sudaryti prognozę, kaip vertės keisis, remiantis esamu modeliu. Paprastai norint sudaryti prognozę, reikia naudoti specialias Excel funkcijas arba atlikti sudėtingus skaičiavimus, kuriuose pakeičiamos nepriklausomo kintamojo reikšmės. Daug lengviau šį pavyzdį parodyti praktiškai.
Pavyzdžiui, yra rodiklio dinamika, kurios reikšmė kiekvieną laikotarpį didėja tuo pačiu skaičiumi.
Daug lengviau suprasti, kaip vertės prognozuojamos tiesine tendencija (kai kiekvienas kitas rodiklis didėja arba sumažėja tam tikra reikšme). Tam tinka standartinės Excel funkcijos, tačiau geriau nubraižyti grafiką, kuriame būtų rodoma tendencijos linija, funkcijos lygtis ir numatoma reikšmė, kad būtų aiškiau.
Norėdami sužinoti, koks bus prognozuojamas rodiklis skaitine išraiška, skaičiuodami turite remtis regresijos lygtimi (arba tiesiogiai naudoti „Excel“ įmontuotas formules). Dėl to bus daug veiksmų, kuriuos ne visi gali suprasti iškart.
Tačiau tiesinė regresija leidžia visiškai atsisakyti sudėtingų formulių ir braižymo. Tiesiog naudokite automatinį užbaigimą. Vartotojas paima įvairių duomenų, kurių pagrindu sudaroma prognozė. Šis langelių rinkinys pasirenkamas, tada paspaudžiamas dešinysis pelės mygtukas, kurį reikia tempti diapazoną reikiamu langelių skaičiumi (priklausomai nuo atstumo iki taško ateityje, kuriam skaičiuojama numatoma reikšmė). Pasirodys kontekstinis meniu, kuriame turėsite pasirinkti elementą „Linear Approximation“. Tai štai, gaunama prognozė, kuri nereikalauja ypatingų matematinių įgūdžių, braižymo ar formulių išvedimo.
Jei rodikliai per kiekvieną laikotarpį didėja tam tikru procentu, tai kalbame apie eksponentinį augimą. Pavyzdžiui, prognozuojant epidemijos dinamiką arba prognozuojant banko indėlio palūkanas, remiamasi būtent tokiu modeliu.
Nėra veiksmingesnio metodo, leidžiančio prognozuoti eksponentinį augimą, nei aprašytasis.
Pelės naudojimas automatiškai užpildyti datas
Dažnai tenka papildyti jau esamą datų sąrašą. Norėdami tai padaryti, paimama tam tikra data ir kairiuoju pelės mygtuku nutempiama apatiniame dešiniajame kampe. Pasirodo kvadratinė piktograma, kurioje galite pasirinkti užpildymo būdą.
Pavyzdžiui, jei buhalteris naudoja skaičiuoklę, jam tiks parinktis „darbo dienomis“. Taip pat šio daikto prireiks bet kokiems kitiems specialistams, kurie turi susidėlioti dienos planus, pavyzdžiui, HR.
Ir čia yra dar vienas variantas, kaip įdiegti automatinį datų pildymą pele. Pavyzdžiui, įmonė turi mokėti atlyginimus 15 dieną ir paskutinę mėnesio dieną. Toliau reikia įvesti dvi datas, jas ištempti ir pasirinkti pildymo būdą „pagal mėnesius“. Tai galima padaryti spustelėjus kairįjį pelės mygtuką ant kvadrato apatiniame dešiniajame kampe arba naudojant dešinįjį mygtuką, po kurio automatiškai iškviečiamas kontekstinis meniu.
Svarbu! Lieka 15 diena, nepriklausomai nuo mėnesio, o paskutinė – automatinė.
Dešiniuoju pelės mygtuku galite reguliuoti progresą. Pavyzdžiui, sudarykite šių metų darbo dienų sąrašą, kuris dar bus iki gruodžio 31 d. Jei naudojate automatinį užpildymą dešiniuoju pelės mygtuku arba per meniu, kurį galima pasiekti per kvadratą, yra parinktis „Momentinis užpildymas“. Pirmą kartą kūrėjai šią funkciją suteikė programoje Excel 2013. Būtina, kad langeliai būtų užpildyti pagal tam tikrą šabloną. Tai leis sutaupyti daug laiko.
Išvados
Tiesą sakant, tai viskas. Automatinis užbaigimas yra labai naudinga funkcija, padedanti automatizuoti daugelį darbo eigų ir daryti prognozes pagal šablonus. Jokių papildomų formulių ar skaičiavimų nereikia. Pakanka paspausti porą mygtukų, ir rezultatai pasirodys tarsi burtų keliu.