Turinys
Laiko valdymas „Turėdamas savo darbą ir esu įstrigęs nenaudingame susitikime“
Ekonomistė Pilar Lloret „30 minučių susitikimuose“ paaiškina, kaip maksimaliai optimizuoti šiuos darbo susitikimus
Jei kai jums praneša apie naują susitikimą darbe, jūs niurnate iš nerūpestingumo ir atsistatydinimo, kažkas negerai. Šie darbo susitikimai turėtų būti įrankiai, skirti pagerinti mūsų profesinį darbą, ir dažnai jie yra tik laiko švaistymas.
Ši situacija – daug dažniau nei atrodo – paskatino ekonomistą Pilar Lloret, specializuojasi verslo ir rizikos analizėje, rašyti „30 minučių susitikimai“, knyga, kurioje, vadovaudamasis aiškiomis gairėmis ir patarimais, jis siūlo būdą, kaip padidinti šių susitikimų efektyvumą ir taip pasiekti savo tikslą.
Kalbėjomės su autore ir paprašėme jos raktų, kaip nustoti gaišti laiką ir kuo geriau išnaudoti susitikimus, kuriuose esame priversti dalyvauti:
Kodėl planuojant susitikimą tokia svarbi organizacija?
Jei neturėsime gero planavimo ir organizavimo, nebus aiškūs nei tikslai, nei aptariami dalykai, nei turimas laikas... nekontroliuojama trukmė ir nepateisinsime dalyvių lūkesčių. Galime nusivilti ir tai bus visų laiko švaistymas.
Kokių neigiamų pasekmių gali turėti netinkamai suplanuotas susitikimas, kurio metu nepasiektas norimas tikslas?
Be ekonominių sąnaudų, dalyvavimas netinkamai suplanuotuose susitikimuose, kuriuose po 90, 60 ar 30 minučių nepasiekiama jokios išvados, sukelia neigiamas dalyvių suvokimas ir nusivylimas. Ir jei tokia situacija tęsis, gali būti, kad laikui bėgant patiriame stresą galvodami, kad „turiu darbą ir aš turiu dalyvauti nenaudingame susirinkime“.
Tai taip pat neigiamai veikia dalyvių nuomonę apie organizatorių, kuris dažniausiai yra viršininkas.
Kodėl 30 minučių yra optimalus susitikimo laikas?
30 minučių – tai iššūkis, kurį išduosiu knygoje, remdamasis savo patirtimi organizuojant veiksmingus susitikimus. Akivaizdu yra susitikimų, kuriems prireiks daugiau laiko, kitose, kuriose savo tikslą galima pasiekti net per trumpesnį laiką, ir, žinoma, kartais 30 ar net 60 minučių paties susitikimo gali būti pakeistas, pavyzdžiui, skambučiu ar el.
Kaip veikia sprendimų priėmėjo, apie kurį kalbate knygoje, figūra?
Kai kalbame apie 30 minučių susitikimo dalyvius, tai turi būti aišku idealus skaičius neturėtų viršyti penkių žmonių. Ir jūsų pasirinkimas turi būti teisingas. Galime išskirti moderatoriaus, koordinatoriaus, sekretoriaus (gali būti tas pats asmuo) ir dalyvių figūras. Iš esmės 30 minučių ir ne daugiau kaip penkių žmonių susirinkime sprendimai priimami bendru sutarimu ir neturėtų sukelti konfliktų.
Kaip turėtume organizuoti susitikimą, kad jis būtų kuo efektyvesnis?
Galime apibendrinti penkiuose punktuose, kaip organizuoti susitikimą taip. Pirmasis būtų apibrėžti tikslą ir norimus susitikimo rezultatus. Antras, pasirinkti tinkamus dalyvius. Trečiasis yra planuoti susitikimą; Be kita ko, sudaryti darbotvarkę, pasirinkti vietą, pradžios laiką ir trukmę bei kartu su pagrindiniais susitikimo dokumentais išsiųsti suinteresuotiesiems pakankamai laiko, kad jie galėtų ją parengti.
Ketvirta, turime atsižvelgti į konstrukcijos projektavimas susitikimų, ty veiklos taisyklės ir, žinoma, kaip 30 minučių, kurias trunka susitikimas, yra suskirstytos pagal turinį. Galiausiai svarbu padaryti a posėdis. Užtikrinti, kad visi dalyviai žinotų apie sudarytus susitarimus ir, jei reikia atlikti bet kokius tolesnius veiksmus, kokios užduotys kiekvienam yra skirtos ir vykdymo laikas.