Turinys
Daugelis verslo procesų (ir net visos įmonės) šiame gyvenime yra susiję su riboto atlikėjų skaičiaus užsakymų įvykdymu iki nustatyto termino. Planavimas tokiais atvejais vyksta, kaip sakoma, „iš kalendoriaus“ ir dažnai tenka jame suplanuotus įvykius (užsakymus, susitikimus, pristatymus) perkelti į Microsoft Excel – tolesnei analizei pagal formules, pivot lenteles, diagramas, ir tt
Žinoma, tokį perkėlimą norėčiau įgyvendinti ne kvailai kopijuojant (kas tiesiog nėra sunku), o su automatiniu duomenų atnaujinimu, kad ateityje visi kalendoriaus pakeitimai ir nauji užsakymai būtų rodomi skrydžio metu. Excel. Tokį importavimą galite įdiegti per kelias minutes naudodami „Microsoft Excel“ įmontuotą „Power Query“ priedą, pradedant nuo 2016 m. versijos („Excel 2010–2013“ jį galima atsisiųsti iš „Microsoft“ svetainės ir įdiegti atskirai nuo nuorodos) .
Tarkime, planavimui naudojame nemokamą Google kalendorių, kuriame patogumo dėlei sukūriau atskirą kalendorių (mygtukas su pliuso ženklu apatiniame dešiniajame kampe šalia Kiti kalendoriai) su pavadinimu Dirbti. Čia įrašome visus užsakymus, kuriuos reikia užpildyti ir pristatyti klientams jų adresais:
Dukart spustelėdami bet kurį užsakymą galite peržiūrėti arba redaguoti jo informaciją:
Prisimink tai:
- Renginio pavadinimas yra vadovaskas vykdo šį užsakymą (Elena) ir Užsakymo numeris
- Nurodytas adresas pristatymas
- Pastaboje (atskirose eilutėse, bet bet kokia tvarka) pateikiami užsakymo parametrai: mokėjimo tipas, suma, kliento vardas ir kt. Parametras = Vertė.
Aiškumo dėlei kiekvieno vadovo įsakymai paryškinami savo spalva, nors tai nėra būtina.
1 veiksmas. Gaukite nuorodą į „Google“ kalendorių
Pirmiausia turime gauti internetinę nuorodą į mūsų užsakymų kalendorių. Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką su trimis taškais Veikia kalendoriaus parinktys šalia kalendoriaus pavadinimo ir pasirinkite komandą Nustatymai ir bendrinimas:
Atsidariusiame lange, jei norite, galite padaryti kalendorių viešą arba atverti prieigą prie jo atskiriems vartotojams. Mums taip pat reikia nuorodos privačiai prieigai prie kalendoriaus iCal formatu:
2 veiksmas. Įkelkite duomenis iš kalendoriaus į „Power Query“.
Dabar atidarykite „Excel“ ir skirtuke Duomenys (jei turite Excel 2010–2013, tada skirtuke „Power Query“) pasirinkite komandą Iš interneto (Duomenys – iš interneto). Tada įklijuokite nukopijuotą kelią į kalendorių ir spustelėkite Gerai.
„iCal Power Query“ neatpažįsta formato, tačiau jai lengva padėti. Iš esmės „iCal“ yra paprasto teksto failas su dvitaškiu kaip skyriklį, o viduje jis atrodo maždaug taip:
Taigi galite tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti atsisiųsto failo piktogramą ir pasirinkti formatą, kuris yra artimiausias CSV – ir mūsų duomenys apie visus užsakymus bus įkelti į Power Query užklausų rengyklę ir suskirstyti į du stulpelius dvitaškiu:
Jei atidžiai pažvelgsite, galite aiškiai matyti, kad:
- Informacija apie kiekvieną įvykį (užsakymą) sugrupuojama į bloką, prasidedantį žodžiu BEGIN ir baigiant END.
- Pradžios ir pabaigos datos laikomos eilutėse, pažymėtose DTSTART ir DTEND.
- Pristatymo adresas yra LOCATION.
- Užsakymo pastaba – APRAŠYMO laukas.
- Įvykio pavadinimas (vadybininko vardas ir užsakymo numeris) — laukas SUMMARY.
Belieka išgauti šią naudingą informaciją ir paversti ją patogia lentele.
3 veiksmas. Konvertuokite į įprastą vaizdą
Norėdami tai padaryti, atlikite šią veiksmų grandinę:
- Ištrinkime 7 svarbiausias eilutes, kurių mums nereikia prieš pirmą komandą BEGIN Pagrindinis – Ištrinti eilutes – Ištrinti viršutines eilutes (Pagrindinis – Pašalinti eilutes – Pašalinti viršutines eilutes).
- Filtruoti pagal stulpelį Column1 eilutės, kuriose yra mums reikalingi laukai: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION ir SUMMARY.
- Skirtuke Išplėstinė Stulpelio pridėjimas pasirinkti Rodyklės stulpelis (Pridėti stulpelį – rodyklės stulpelį)kad prie mūsų duomenų pridėtume eilutės numerio stulpelį.
- Čia pat, skirtuke. Stulpelio pridėjimas pasirinkti komandą Sąlyginis stulpelis (Pridėti stulpelį – sąlyginis stulpelis) ir kiekvieno bloko (užsakymo) pradžioje rodome indekso reikšmę:
- Gautame stulpelyje užpildykite tuščius langelius Blokuotidešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami jo pavadinimą ir pasirinkę komandą Užpildymas – žemyn (Užpildymas – žemyn).
- Pašalinkite nereikalingą stulpelį rodyklė.
- Pasirinkite stulpelį Column1 ir atlikti stulpelio duomenų konvoliuciją Column2 naudojant komandą Transformacija – sukamoji kolonėlė (Transformuoti – Suvestinis stulpelis). Būtinai pasirinkite parinktyse Nejungti (Neapibendrinti)kad duomenims nebūtų taikoma jokia matematinė funkcija:
- Gautoje dvimatėje (kryžminėje) lentelėje išvalykite pasviruosius brūkšnius adreso stulpelyje (dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelio antraštę – Vertybių pakeitimas) ir pašalinkite nereikalingą stulpelį Blokuoti.
- Norėdami paversti stulpelių turinį DTSTART и DTEND visą datą ir laiką, paryškindami juos, pasirinkite skirtuke Transformuoti – data – vykdyti analizę (Transformuoti – data – analizuoti). Tada ištaisome kodą formulės juostoje, pakeisdami funkciją Data.Nuo on DataLaikas.Nuokad neprarastumėte laiko verčių:
- Tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję antraštę suskaidome stulpelį APRAŠYMAS su užsakymo parametrais skyrikliu – simboliu n, bet tuo pačiu metu parametruose parinksime skirstymą į eilutes, o ne į stulpelius:
- Dar kartą gautą stulpelį padalijame į du atskirus – parametrą ir reikšmę, bet pagal lygybės ženklą.
- Stulpelio pasirinkimas APRAŠYMAS.1 atlikti konvoliuciją, kaip darėme anksčiau, su komanda Transformacija – sukamoji kolonėlė (Transformuoti – Suvestinis stulpelis). Vertės stulpelis šiuo atveju bus stulpelis su parametrų reikšmėmis - APRAŠYMAS.2 Būtinai parametruose pasirinkite funkciją Nejungti (Neapibendrinti):
- Belieka nustatyti visų stulpelių formatus ir pervadinti juos pagal pageidavimą. Ir rezultatus galite įkelti atgal į „Excel“ naudodami komandą Pagrindinis puslapis – Uždaryti ir įkelti – Uždaryti ir įkelti… (Pagrindinis - Uždaryti ir įkelti - Uždaryti ir įkelti į...)
Ir štai mūsų užsakymų, įkeltų į „Excel“ iš „Google“ kalendoriaus, sąrašas:
Ateityje keičiant ar įtraukiant naujus užsakymus į kalendorių pakaks tik atnaujinti mūsų užklausą komanda Duomenys – Atnaujinti viską (Duomenys – Atnaujinti viską).
- Gamyklos kalendorius programoje Excel atnaujintas iš interneto per Power Query
- Stulpelio pavertimas lentele
- Sukurkite duomenų bazę programoje „Excel“.