Turinys
Ryte reikia susirašyti užduočių sąrašą, suskirstyti prioritetus... Ir viskas, sėkminga diena garantuota? Deja, ne. Juk ne visada suprantame, kaip atskirti pagrindinį nuo antraeilio, svarbų nuo skubaus. Mums taip pat sunku susikaupti. Verslo treneris pasako, kaip tai ištaisyti.
„Deja, situacijos, kai man pavyksta iškelti savo prioritetus į priekį, yra labiau norma, o ne išimtis. Stengiuosi susiplanuoti savo dienos užduotis, išskirdama pagrindinį dalyką, tačiau dienos pabaigoje jaučiuosi visiškai išsekusi, nes blaško skambučiai, nedidelė kaita ir susitikimai. Svarbiausi darbai ir toliau atidedami, o grandioziniai metų planai lieka surašyti ant popieriaus lapų. Ką galite padaryti, kad padėtumėte sau? » – klausia 27 metų Olga.
Su panašiu prašymu dažnai susiduriu mokymuose apie valdymo efektyvumą. Klientai mano, kad pagrindinė jų problemos priežastis – prioritetų stoka. Bet iš tikrųjų jie yra, tiesiog žmogus nėra labai susikoncentravęs į juos.
Ir pirmas žingsnis sprendžiant šią problemą – pasirinkti tinkamą įrankį, skirtą susikaupti. Jis turėtų tiksliai atitikti jūsų asmenines savybes: turite atsižvelgti į savo darbo ir gyvenamosios vietos sąlygas.
Norėdami pradėti, galite naudoti kelis populiarius metodus, kurie jau seniai buvo pripažinti veiksmingais. Stengiuosi juos rekomenduoti klientams, su kuriais tik pradedame bendradarbiauti.
Pirmasis požiūris: supraskite vertinimo kriterijus
Pirmiausia atsakykite į klausimą: kokiais kriterijais vadovaujatės nustatydami prioritetus? Dažniausias atsakymas yra „skubos“ kriterijus. Su juo visos bylos išsirikiuoja į eilę, priklausomai nuo termino. Ir tik po to mes sukuriame naujas užduotis į gautą „virtualų konstruktorių“, perkeldami tas, kurias bus galima atlikti vėliau.
Kokie šio požiūrio trūkumai? Šiandienos prioritetų sąraše turėtų būti ne tik tai, kas rytoj praras aktualumą, tai yra skubu, bet ir tai, ką abstrakčiai vadiname „svarbu“. Būtent tai mus skatina siekti tikslo arba pašalina rimtas kliūtis kelyje į jį.
Ir čia daugelis daro klaidą pakeisdami kriterijus. Lakoniškai tai galima išreikšti taip: „Tai labai skubu, nes tai labai svarbu! „Tai labai svarbu, nes galutinis terminas yra rytoj! Bet jei jūsų dienos prioritetų sąraše nėra užduočių, leidžiančių pasiekti jums svarbius tikslus, turite atidžiai išanalizuoti savo darbų sąrašą.
Turite nuspręsti, kokiais kriterijais vadovausitės nustatydami užduočių „skubumą“ ir „svarbą“ ir ar maišote šias dvi sąvokas.
Antrasis metodas: nustatykite tris prioritetų kategorijas
Kaip žinote, planavimo horizontai yra skirtingi. Jei svarstome apie vienos dienos planavimo horizontą, geriau elgtis taip:
- Nustatykite vieną svarbiausią dienos prioritetą. Tai užduotis, kuriai šiandien skirsite maksimaliai savo laiko ir energijos;
- Išskirkite tris ar keturis dalykus, kuriems šiandien skirsite mažiausiai laiko ir pastangų. Geriau užsirašykite, kiek laiko (penkias minutes, dešimt minučių) planuojate skirti konkrečiam atvejui. Tai taps jūsų „paskutinio prioriteto“ sąrašu.
- Į trečiąją kategoriją pateks tai, kas gali būti vadinama „likutinio principo atvejais“. Jie bus baigti, jei liks jiems laisvo laiko. Bet jei jie liks nerealizuoti, tai nieko neturės.
Čia susiduriame su klausimu: „Kaip neišeikvoti maksimalios energijos „paskutiniam prioritetui“, nesąmoningai atidėjus „pagrindinį“? Trečiasis metodas padės atsakyti į jį.
Trečias būdas: naudokite lėto laiko režimą
Didžiąją savo darbo laiko dalį praleidžiame „greito laiko“ režimu. Turime dalyvauti įprastuose procesuose ir apdoroti didžiulį informacijos kiekį.
„Lėtas laikas“ yra veiksmingiausias būdas sustabdyti rutiną „vairuotis“. Tai sąmoningas žvilgsnis į save ir atspirties taškas ieškant atsakymų į klausimus: „Ką aš darau? Kam? Ko aš nedarau ir kodėl?
Kad šis metodas veiktų geriausiai, vadovaukitės šiomis trimis gairėmis:
- Įveskite į savo kasdienybę tam tikrą ritualą. Tai turėtų būti pasikartojanti veikla visą dieną, kuri įjungs „lėto laiko“ režimą. Tai gali būti arbatos pertraukėlė ir įprasti pritūpimai. Ritualas turėtų trukti ne ilgiau kaip 5 minutes ir leisti pabūti vienam. Ir, žinoma, suteikite jums džiaugsmo ir malonumo – tada neatidėsite to rytdienai.
- Atminkite, kad „lėtas laikas“ yra ne tik laikas mėgautis, bet ir galimybė padidinti savo pasitenkinimą „greito laiko“ režimu. Ir užduokite sau tris klausimus: „Kokio rezultato turėčiau pasiekti šiandien?“, „Kokį kitą mažą žingsnelį link šio rezultato turiu žengti?“, „Kas mane nuo to atitraukia ir kaip nesiblaškyti? Šie klausimai padės nepamiršti pagrindinių tikslų. O tolesnių mažų žingsnelių planavimas bus puiki vilkinimo prevencija.
- Naudokite lėto laiko režimą du ar keturis kartus per dieną. Kuo dažniau ir stipriau jus veikia išorinio pasaulio veiksniai, tuo dažniau turėtumėte perjungti šį režimą. Užteks trijų klausimų ir poros minučių vienam užsiėmimui. Pagrindinis kriterijus – tai turėtų teikti jums malonumą. Tačiau atminkite: jei techniką naudosite rečiau nei kartą per dieną, tai visai nepraktikuokite.