Turinys
Dirbant su „Excel“ dokumentu, dažnai reikia, kad prie jo vienu metu prisijungtų keli žmonės. Ir labai dažnai jų skaičių galima skaičiuoti keliomis dešimtimis. Todėl bendradarbiavimo klausimas neapsiriboja vien žmonių sujungimu, nes jie dažnai gali atlikti prieštaringus pakeitimus, kuriuos reikia išmokti greitai ir efektyviai redaguoti.
Kas gali tai padaryti? Asmuo, turintis pagrindinio vartotojo statusą. Žodžiu, ką reikia padaryti, kad bendras darbas su dokumentu būtų ne tik įmanomas, bet ir efektyvus?
Darbas su bendrinamu failu „Excel“ turi savo ypatybes. Taigi kai kurie veiksmai vartotojams nepasiekiami:
- Lentelių kūrimas.
- Scenarijų valdymas, įskaitant jų peržiūrą.
- Lakštų pašalinimas.
- Vartotojai neturi galimybės sujungti kelių langelių arba, atvirkščiai, padalinti anksčiau sujungtų.
- Bet kokios operacijos su XML duomenimis.
Kaip galima apeiti šiuos apribojimus? Jums tereikia pašalinti bendrąją prieigą ir grąžinti ją, kai reikės.
Štai dar viena skaičiuoklė su kai kuriomis užduotimis, kurios gali būti įmanomos arba neįmanomos, jei toje pačioje skaičiuoklėje dirbate su keliais žmonėmis.
Pirmiausia turite suprasti, kurį failą turi redaguoti keli žmonės vienu metu. Tai gali būti naujas failas arba esamas.
Nustatymai
Viskas, ką reikia padaryti norint bendrinti failą programoje „Excel“, yra skiltyje „Knygų bendrinimas“, kurią rasite apsilankę skirtuke „Peržiūra“.
Atsidarys langas su dviem skirtukais. Mus domina pirmasis, kuris atsidaro automatiškai. Turime pažymėti langelį šalia elemento, pažymėto ekrano kopijoje raudonu stačiakampiu. Su juo mes leidžiame keliems vartotojams valdyti dokumentą.
Atidarę prieigą redaguoti, turime ją sukonfigūruoti. Norėdami tai padaryti, atidarykite antrąjį skirtuką.
Įvedę parametrus patvirtiname savo veiksmus. Norėdami tai padaryti, kairiuoju pelės mygtuku spustelėkite mygtuką „Gerai“. Dalijimasis gali būti atviras bet kuriai knygai, tiek naujai, tiek esamai. Pirmuoju atveju turėsite sugalvoti jai vardą.
Po to turite išsaugoti failą savo kompiuteryje.
Svarbu! Formatas turi būti toks, kad failą galėtų atidaryti kiekvienas vartotojas naudodamas savo skaičiuoklių versiją.
Turite išsaugoti failą bendrame tinklo faile arba aplanke, kuris turi prieigą prie failo norinčių naudoti dalyvių. Pasirinkę katalogą, tereikia spustelėti mygtuką „Išsaugoti“.
Tačiau neleidžiama naudoti žiniatinklio serverio bendrinamam failui išsaugoti.
Atlikę visas aukščiau aprašytas operacijas, turite patikrinti, ar įmanoma prijungti kitus žmones. Norėdami tai padaryti, atidarykite skirtuką „Duomenys“ ir tiesiai po juo raskite elementą „Ryšiai“. Jei paspausite ant jo, galėsite pakeisti nuorodas ar nuorodas. Jei nėra atitinkamo mygtuko, tada nėra susijusių failų.
Toliau atsidaro skirtukas „Būsena“, kurio pagalba galima patikrinti jungtis. Tai, kad viskas gerai, galima atpažinti iš mygtuko „Gerai“.
„Excel“ taip pat leidžia atidaryti bendrinamą darbaknygę. Norėdami tai padaryti, turite spustelėti "Office" mygtuką. Kai pasirodys iššokantis skydelis, turime pasirinkti elementą „Atidaryti“ ir pasirinkti knygą, kuri bus naudojama bendrinimui. Po to dar kartą spustelėkite „Office“ mygtuką ir atidarykite „Excel“ parinkčių langą, kurį rasite apačioje.
Pasirodžiusio lango kairėje pusėje galėsite pasirinkti nustatymų kategoriją, tačiau mus domina pati pirmoji, kurioje yra bendriausi parametrai.
Toliau eikite į elementą „Asmeninis nustatymas“, kuriame turite nurodyti duomenis, leidžiančius filtruoti vartotojus – vartotojo vardą, slapyvardį.
Atlikus šias operacijas, atsiranda galimybė redaguoti dokumente esančią informaciją arba pridėti kai kurių duomenų. Atlikę pakeitimus nepamirškite išsaugoti.
Dėl to kartais gali kilti problemų taupant. Pavyzdžiui, bendrinimas galimas tik pirmą kartą atidarius, o bandant atidaryti dokumentą antrą kartą, programa pateikia klaidą. Taip gali nutikti dėl šių priežasčių:
- Jei keli dalyviai vienu metu įveda duomenis į tą patį langelį. Arba bet kuri kita dalis.
- Pakeitimų žurnalo generavimas, dėl kurio darbaknygė didėja. Dėl to kyla problemų.
- Naudotojas pašalintas iš bendrinimo. Tokiu atveju pakeitimų išsaugojimas neveiks tik jo kompiuteryje.
- Tinklo ištekliai perkrauti.
Norėdami išspręsti problemą, turite atlikti šiuos veiksmus:
- Ištrinkite pakeitimų žurnalą arba ištrinkite iš jo perteklinę informaciją.
- Pašalinkite perteklinę informaciją pačiame dokumente.
- Iš naujo paleiskite bendrinimą.
- Atidarykite „Excel“ dokumentą kitoje biuro rengyklėje ir vėl išsaugokite jį xl formatu.
Tiesa, naujausiose versijose ši klaida nepasitaiko taip dažnai, kaip senesnėse.
Kaip peržiūrėti narių veiklą
Atliekant bendrą darbą, reikia nuolat stebėti, kad vienas iš dalyvių ko nors nesugadintų. Todėl jūs turite išmokti suprasti, kokius veiksmus padarė vienas iš jų. Norėdami tai padaryti, turite atlikti šiuos veiksmus.
- Eikite į skirtuką „Peržiūra“ ir ten raskite elementą „Pataisymai“. Meniu pasirinkite elementą „Pasirinkti taisymus“.
6 - Tada pasirodys langas, kuriame galėsite sužinoti, kokius pakeitimus padarė vartotojai. Šis sąrašas sukuriamas automatiškai. Galite patikrinti, ar taip yra, pažvelgę į žymimąjį laukelį, esantį šalia atitinkamo elemento šiame dialogo lange.
7 Tokiu atveju viršutiniame kairiajame kampe esančiame sąraše bus rodomi tik tie pakeitimai, kurie buvo atlikti po paskutinio išsaugojimo. Tai daroma dėl patogumo, visada galite matyti ankstesnius žurnalo pakeitimus.
- Kiekvienam dalyviui priskiriama konkreti spalva, pagal kurią galima suprasti, kas atliko pakeitimus. Etiketės yra viršutiniame kairiajame kampe. Taip pat galite nustatyti pokyčių stebėjimą pagal laiką, konkretų vartotoją ar tam tikrą diapazoną, taip pat išjungti jų rodymą.
8 - Užvedus pelės žymeklį virš langelio, kuriame yra toks ženklas, pasirodo mažas blokas, iš kurio galite suprasti, kas atliko pakeitimus.
9 - Norėdami pakoreguoti taisymų rodymo taisykles, turite grįžti į nustatymų langą ir rasti lauką „Pagal laiką“, kuriame galite nustatyti pakeitimų peržiūros pradžios tašką. Tai yra laikas, nuo kurio bus rodomi pataisymai. Galite nustatyti laikotarpį nuo paskutinio išsaugojimo, nustatyti, kad būtų rodomi visi pakeitimai visą laiką, išskirtinai nežiūrimi, arba nurodyti datą, nuo kurios jie bus rodomi.
10 - Taip pat galite valdyti tik konkretaus nario atliktų pataisymų rodymą.
11 - Naudodami atitinkamą lauką galite nustatyti lapo diapazoną, kuriame bus registruojami komandos veiksmai.
Taip pat galite atlikti kitus pakeitimus, pažymėdami atitinkamus žymimuosius laukelius tinkamose vietose.
Pakeitimų sąrašas nėra savaiminis svoris. Pagrindinis vartotojas gali peržiūrėti kitų dalyvių pakeitimus, juos patvirtinti arba atmesti. Kaip tai padaryti?
- Eikite į skirtuką „Peržiūra“. Yra meniu „Pataisymai“, kuriame vartotojas gali valdyti pataisymus. Iššokančiajame skydelyje turite pasirinkti parinktį „Priimti / atmesti taisymus“, po kurio bus rodomas langas, kuriame bus rodomi pataisymai.
13 14 - Redagavimo parinkimas gali būti atliekamas pagal tuos pačius kriterijus, kaip aprašyta anksčiau: pagal laiką, konkretų vartotoją arba tam tikru diapazonu. Nustatę reikiamus parametrus, paspauskite mygtuką OK.
- Tada bus rodomi visi koregavimai, atitinkantys ankstesniame veiksme nustatytas sąlygas. Galite sutikti su konkrečiu redagavimu arba jį atmesti spustelėdami atitinkamą mygtuką lango apačioje. Taip pat galima pakoreguoti arba atmesti koregavimus.
15
Dabar reikiami koregavimai palikti, o papildomi pašalinti.
Kaip pašalinti vartotoją iš excel failo
Retkarčiais reikia pašalinti vartotojus iš bendro autorių kūrimo. Priežasčių gali būti labai daug: jiems buvo duota kita užduotis, dalyvis pradėjo redaguoti iš kito kompiuterio ir pan. Įgyvendinti šią užduotį „Excel“ nėra sunku.
Pirmiausia atidarykite skirtuką „Peržiūra“. Yra grupė „Pakeitimai“, kur yra parinktis „Prieiga prie knygos“.
Po to ekrane pasirodys tas pats langas, kurį matėme anksčiau. Visų žmonių, galinčių keisti lentelę, sąrašą rasite skirtuke Redaguoti. Norėdami pašalinti vartotoją, kurio šiuo metu mums nereikia, turite jį rasti šiame sąraše, pasirinkti paspausdami kairįjį pelės mygtuką ir spustelėti žemiau esantį mygtuką „Ištrinti“.
Tada „Excel“ įspės vartotoją, kad šio dalyvio atlikti pataisymai gali būti neišsaugomi, jei jis šiuo metu atlieka darbaknygės pakeitimus. Jei sutinkate, spustelėkite „Gerai“ ir vartotojas nebebus bendrinamas.
Geriausias būdas apriboti bendrosios knygos naudojimą yra pašalinti vartotoją. Jei tai netinka, galite nustatyti teisę peržiūrėti ar redaguoti konkretaus dalyvio knygą.
Atsižvelgiant į tai, svarbu atsiminti, kad kai kurie bendrinimo apribojimai yra numatyti pagal numatytuosius nustatymus. Jie buvo aprašyti aukščiau. Prisiminkime juos, nes kartojimas – mokymosi motina.
- Draudžiama kurti išmaniąsias lenteles, kurios automatiškai atnaujina duomenis ir turi daug kitų funkcijų.
- Negalite valdyti scenarijų.
- Yra įmontuotas lapų ištrynimo, langelių prijungimo ar atjungimo apribojimas.
- Atlikite visas operacijas su XML duomenimis. Paprastais žodžiais tariant, yra apribojimų struktūrizuoti didelį duomenų kiekį, įskaitant jų masyvų redagavimą. XML yra vienas iš labiausiai neaiškių failų tipų pradedantiesiems, tačiau jis tikrai gana paprastas. Naudodami šio tipo failus galite perkelti duomenis atlikdami paketinius dokumento pakeitimus.
Paprasčiau tariant, bendraautoravimas leidžia atlikti standartines operacijas su dokumentu, tačiau profesionalesnės galimybės galimos tik vienam asmeniui. Taip yra todėl, kad tas pačias makrokomandas arba XML paketinius pakeitimus yra šiek tiek sunkiau grąžinti atgal.
Bendrinimo išjungimas ir vėl įjungimas yra dar vienas būdas apriboti „Excel“ naudotojų galimybes. Galite patys atlikti reikiamus pakeitimus, taip laikinai atimdami iš kitų žmonių galimybę ką nors redaguoti.
Norėdami tai padaryti, turite atlikti šiuos veiksmus.
- Atidarykite skirtuką „Peržiūra“, eikite į elementą „Pataisymai“ ir iškylančiajame meniu pasirinkite elementą „Paryškinti peržiūras“.
- Po to pasirodys langas, kuriame turite panaikinti žymėjimą laukeliuose šalia elementų „Vartotojas“ ir „Asortimente“.
- Po to pasirodo pakeitimų žurnalas, būtinas duomenų atsarginei kopijai kurti.
Po to galite išjungti bendrinimą. Norėdami tai padaryti, tame pačiame juostelės skirtuke pasirinkite elementą „Prieiga prie knygos“ ir panaikinkite žymėjimą „Leisti keliems naudotojams keisti failą“.
Viskas, dabar bendrinimas išjungtas.
Taigi gana paprasta nustatyti bendrą autorių darbą programoje „Excel“. Žinoma, yra tam tikrų apribojimų, kurie neleidžia naudoti dokumento iki galo. Bet jie išsprendžiami gana paprastai, pakanka kuriam laikui išjungti bendrinimą, o tada įjungti, kai bus atlikti reikalingi pakeitimai.