Darbas su lentelėmis Excel

Daugelis „Excel“ laiko skaičiuoklių programa. Todėl klausimas, kaip sukurti ir dirbti su lentelėmis, iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti keistas. Tačiau mažai žmonių žino, koks yra pagrindinis skirtumas tarp „Excel“ ir skaičiuoklių. Be to, šis „Microsoft Office“ paketo komponentas ne visada yra sąveika su skaičiuoklėmis. Be to, pagrindinė Excel užduotis yra apdoroti informaciją, kuri gali būti pateikta įvairiomis formomis. Taip pat lentelės pavidalu.

Arba gali susidaryti situacija, kai reikia pasirinkti atskirą lentelės diapazoną ir atitinkamai suformatuoti. Apskritai yra daugybė lentelių naudojimo galimybių, todėl pažvelkime į jas išsamiau.

Išmaniųjų lentelių koncepcija

Vis dar yra skirtumas tarp „Excel“ lapo ir išmaniosios skaičiuoklės. Pirmasis yra tiesiog sritis, kurioje yra tam tikras ląstelių skaičius. Kai kurie iš jų gali būti užpildyti tam tikra informacija, o kiti yra tušti. Tačiau techniniu požiūriu tarp jų nėra esminio skirtumo.

Tačiau „Excel“ skaičiuoklė yra iš esmės kitokia sąvoka. Tai neapsiriboja duomenų diapazonu, jis turi savo savybes, pavadinimą, tam tikrą struktūrą ir daugybę privalumų.

Todėl „Excel“ lentelei galite pasirinkti atskirą pavadinimą – „Smart Table“ arba „Smart Table“.

Sukurkite išmanųjį stalą

Tarkime, kad sukūrėme duomenų diapazoną su pardavimo informacija.

Tai dar ne stalas. Norėdami paversti diapazoną juo, turite jį pasirinkti ir rasti skirtuką „Įterpti“ ir ten rasti mygtuką „Lentelė“ to paties pavadinimo bloke.

Pasirodys mažas langas. Jame galite koreguoti langelių rinkinį, kurį norite paversti lentele. Be to, turite nurodyti, kad pirmoje eilutėje yra stulpelių antraštės. Taip pat galite naudoti spartųjį klavišą Ctrl + T, kad atidarytumėte tą patį dialogo langą.

Iš esmės daugeliu atvejų nieko keisti nereikia. Patvirtinus veiksmą paspaudus mygtuką „OK“, anksčiau pasirinktas diapazonas iš karto taps lentele.

Prieš tiesiogiai nustatydami jo savybes, turite suprasti, kaip pati programa mato lentelę. Po to daug kas paaiškės.

„Excel“ lentelės struktūros supratimas

Visos lentelės turi konkretų pavadinimą, rodomą specialiame Dizaino skirtuke. Jis rodomas iškart pasirinkus bet kurią ląstelę. Pagal numatytuosius nustatymus pavadinimas yra atitinkamai „1 lentelė“ arba „2 lentelė“.

Jei viename dokumente reikia turėti kelias lenteles, rekomenduojama joms suteikti tokius pavadinimus, kad vėliau suprastumėte, kokia informacija kur yra. Ateityje bus daug lengviau su jais bendrauti tiek jums, tiek žmonėms, žiūrintiems jūsų dokumentą.

Be to, pavadintas lenteles galima naudoti Power Query arba daugelyje kitų priedų.

Pavadinkime savo lentelę „Ataskaita“. Vardą galima pamatyti lange, vadinamame vardų tvarkytuvu. Norėdami jį atidaryti, turite eiti šiuo keliu: Formulės – Apibrėžti vardai – Vardų tvarkyklė.

Taip pat galima rankiniu būdu įvesti formulę, kur galima matyti ir lentelės pavadinimą.

Tačiau smagiausia, kad „Excel“ lentelę vienu metu gali matyti keliose dalyse: visą, taip pat atskirus stulpelius, antraštes, sumas. Tada nuorodos atrodys taip.

Apskritai tokios konstrukcijos pateikiamos tik tikslesnei orientacijai. Bet nereikia jų įsiminti. Jie automatiškai rodomi patarimuose, kurie atsiranda pasirinkus Lentelę ir kaip bus atidaromi laužtiniai skliaustai. Norėdami juos įterpti, pirmiausia turite įjungti anglišką išdėstymą.

Norimą parinktį galite rasti naudodami klavišą Tab. Nepamirškite uždaryti visų formulėje esančių skliaustų. Kvadratai čia ne išimtis. 

Jei norite susumuoti viso stulpelio turinį su pardavimu, turite parašyti šią formulę:

=SUM(D2:D8)

Po to jis automatiškai virsta =SUM(ataskaita[pardavimas]). Paprastais žodžiais tariant, nuoroda nuves į konkretų stulpelį. Patogu, sutikite?

Taigi bet kuri diagrama, formulė, diapazonas, kuriame išmanioji lentelė bus naudojama duomenims paimti, automatiškai naudos naujausią informaciją.

Dabar pakalbėkime išsamiau apie tai, kurios lentelės gali turėti savybių.

„Excel“ lentelės: ypatybės

Kiekviena sukurta lentelė gali turėti kelias stulpelių antraštes. Tada pirmoji diapazono eilutė naudojama kaip duomenų šaltinis.

Be to, jei lentelės dydis per didelis, slenkant žemyn, vietoj atitinkamus stulpelius nurodančių raidžių, rodomi stulpelių pavadinimai. Tai patiks vartotojui, nes nereikės sričių taisyti rankiniu būdu.

Jame taip pat yra automatinis filtras. Bet jei jums to nereikia, visada galite jį išjungti nustatymuose.

Be to, visos reikšmės, parašytos iškart po paskutiniu lentelės stulpelio langeliu, yra pridedamos prie jos. Todėl juos galima rasti tiesiogiai bet kuriame objekte, kuris savo darbe naudoja duomenis iš pirmojo lentelės stulpelio.

Tuo pačiu metu lentelės dizainui suformatuojami nauji langeliai, į kuriuos automatiškai įrašomos visos šiam stulpeliui būdingos formulės. Paprastais žodžiais tariant, norėdami padidinti lentelės dydį ir ją išplėsti, tiesiog įveskite teisingus duomenis. Visa kita bus pridėta programos. Tas pats pasakytina apie naujas kolonas.

Jei formulė įvedama bent į vieną langelį, ji automatiškai išplinta į visą stulpelį. Tai yra, jums nereikia rankiniu būdu užpildyti langelių, viskas vyks automatiškai, kaip parodyta šioje animuotoje ekrano kopijoje.

Visos šios savybės yra geros. Tačiau stalą galite pritaikyti patys ir išplėsti jo funkcionalumą.

Stalo sąranka

Pirmiausia turite atidaryti skirtuką „Dizaineris“, kuriame yra lentelės parametrai. Galite juos tinkinti pridėdami arba išvalydami konkrečius žymimuosius laukelius, esančius grupėje „Lentelės stiliaus parinktys“.

Pateikiamos šios parinktys:

1. Pridėti arba pašalinti antraštės eilutę.
2. Pridėti arba pašalinti eilutę su sumomis.
3. Padarykite eilutes pakaitomis.
4. Paryškinkite kraštutinius stulpelius pusjuodžiu šriftu.
5. Įjungia arba išjungia dryžuotų linijų užpildymą.
6. Išjungti automatinį filtrą.

Taip pat galite nustatyti kitą formatą. Tai galima padaryti naudojant parinktis, esančias grupėje Lentelės stiliai. Iš pradžių formatas skiriasi nuo anksčiau pateikto, tačiau tokiu atveju visada galite tinkinti norimą išvaizdą.

Taip pat galite rasti grupę „Įrankiai“, kurioje galite sukurti suvestinę lentelę, ištrinti kopijas ir konvertuoti lentelę į standartinį diapazoną.

Tačiau pati linksmiausia funkcija yra griežinėlių kūrimas.

Pjūvis yra filtro tipas, kuris rodomas atskirame grafiniame elemente. Norėdami jį įterpti, turite spustelėti to paties pavadinimo mygtuką „Įterpti pjaustyklę“ ir pasirinkti stulpelius, kuriuos norite palikti.

Štai viskas, dabar pasirodo skydelis, kuriame pateikiamos visos unikalios vertės, esančios šio stulpelio langeliuose.

Norėdami filtruoti lentelę, turite pasirinkti kategoriją, kuri šiuo metu yra įdomiausia.

Naudojant pjaustyklę galima pasirinkti kelias kategorijas. Norėdami tai padaryti, prieš pradėdami pasirinkimą turite paspausti klavišą Ctrl arba spustelėti mygtuką viršutiniame dešiniajame kampe, esančiame kairėje nuo filtro pašalinimo.

Norėdami nustatyti parametrus tiesiai juostelėje, galite naudoti to paties pavadinimo skirtuką. Jos pagalba galima redaguoti įvairias pjūvio savybes: išvaizdą, mygtuko dydį, kiekį ir pan.

Pagrindiniai išmaniųjų lentelių apribojimai

Nepaisant to, kad „Excel“ skaičiuoklės turi daug privalumų, vartotojas vis tiek turės susitaikyti su tam tikrais trūkumais:

1. Vaizdai neveikia. Paprastais žodžiais tariant, nėra galimybės atsiminti tam tikrų lapo parametrų.
2. Negalite bendrinti knygos su kitu asmeniu.
3. Neįmanoma įterpti tarpinių sumų.
4. Negalite naudoti masyvo formulių.
5. Jokiu būdu negalima sujungti langelių. Tačiau to daryti nerekomenduojama.

Tačiau privalumų yra daug daugiau nei trūkumų, todėl šie trūkumai nebus labai pastebimi.

Išmaniųjų lentelių pavyzdžiai

Dabar atėjo laikas pakalbėti apie situacijas, kai reikia išmaniųjų „Excel“ skaičiuoklių ir kokių veiksmų galima imtis, kurių neįmanoma atlikti naudojant standartinį diapazoną.

Tarkime, kad turime lentelę, kurioje rodomi kasos kvitai iš marškinėlių pirkimo. Pirmoje skiltyje yra grupės narių pavardės, o kitose – kiek parduota marškinėlių ir kokio dydžio jie yra. Naudokime šią lentelę kaip pavyzdį, kad pamatytume, kokių veiksmų galima imtis, o tai neįmanomi įprasto diapazono atveju.

Apibendrinant su Excel funkcija

Aukščiau esančioje ekrano kopijoje galite pamatyti mūsų lentelę. Pirmiausia apibendrinkime visus marškinėlių dydžius atskirai. Jei šiam tikslui pasiekti naudojate duomenų diapazoną, visas formules turėsite įvesti rankiniu būdu. Jei sukursite lentelę, šios sunkios naštos nebebus. Pakanka įtraukti vieną elementą, o po to eilutė su sumomis bus sugeneruota pati.

Tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią vietą. Pasirodo iššokantis meniu su elementu „Lentelė“. Jame yra parinktis „visa eilutė“, kurią turite įjungti. Jį taip pat galima pridėti per konstruktorių.

Be to, lentelės apačioje atsiranda eilutė su sumomis. Jei atidarysite išskleidžiamąjį meniu, pamatysite šiuos nustatymus:

1. Vidurkis.
2. Suma.
3. Maksimalus.
4. kompensacinis nuokrypis.

Ir daug daugiau. Norėdami pasiekti funkcijas, kurios nėra įtrauktos į aukščiau esantį sąrašą, turite spustelėti elementą „Kitos funkcijos“. Čia patogu, kad diapazonas nustatomas automatiškai. Mes pasirinkome funkciją SUMA, nes mūsų atveju reikia žinoti, kiek iš viso buvo parduota marškinėlių.

Automatinis formulių įterpimas

Excel yra tikrai protinga programa. Vartotojas gali net nežinoti, kad ji bando numatyti tolesnius jo veiksmus. Lentelės gale pridėjome stulpelį, kad galėtume analizuoti kiekvieno pirkėjo pardavimo rezultatus. Įdėjus formulę į pirmąją eilutę, ji iš karto nukopijuojama į visus kitus langelius, o tada visas stulpelis užpildomas mums reikalingomis reikšmėmis. Patogus?

rūšiavimo funkcija

Daugelis žmonių naudoja kontekstinį meniu norėdami naudoti tą ar kitą funkciją. Yra beveik visi veiksmai, kuriuos daugeliu atvejų reikia atlikti. Jei naudojate išmaniąsias lenteles, funkcionalumas dar labiau išsiplečia.

Pavyzdžiui, turime patikrinti, kas jau pervedė išankstinį apmokėjimą. Norėdami tai padaryti, turite surūšiuoti duomenis pagal pirmąjį stulpelį. Tekstą formatuokime taip, kad būtų galima suprasti, kas jau sumokėjo, kas ne, o kas nepateikė tam reikalingų dokumentų. Pirmasis bus pažymėtas žaliai, antrasis – raudonai, o trečiasis – mėlynai. Ir tarkime, kad mes susiduriame su užduotimi juos sugrupuoti. 

Be to, „Excel“ gali padaryti viską už jus. 

Pirmiausia turite spustelėti išskleidžiamąjį meniu, esantį šalia stulpelio „Pavadinimas“ antraštės, ir spustelėti elementą „Rūšiuoti pagal spalvą“ ir pasirinkti raudoną šrifto spalvą.

Viskas, dabar informacija apie tai, kas sumokėjo, pateikiama aiškiai. 

Filtravimas

Taip pat galima tinkinti tam tikros lentelės informacijos rodymą ir slėpimą. Pavyzdžiui, jei norite rodyti tik tuos žmones, kurie nesumokėjo, galite filtruoti duomenis pagal šią spalvą. Galimas ir filtravimas pagal kitus parametrus.

Išvados

Taigi išmaniosios skaičiuoklės programoje „Excel“ bus puikus pagalbininkas sprendžiant bet kokias problemas, su kuriomis jums tiesiog teks susidurti.