2 failų palyginimas programoje „Excel“, siekiant nustatyti skirtumus

Kiekvienas vartotojas gali susidurti su situacija, kai reikia palyginti dvi lenteles. Na, o kraštutiniu atveju kiekvienas turi palyginti dvi stulpelius. Taip, žinoma, dirbti su Excel failais yra labai patogu ir patogu. Atsiprašome, tai nėra palyginimas. Žinoma, galima vizualiai surūšiuoti nedidelę lentelę, tačiau kai langelių skaičius siekia tūkstančius, tenka naudoti papildomus analizės įrankius.

Deja, dar neatskleista burtų lazdelė, leidžianti automatiškai palyginti visą informaciją tarpusavyje vienu paspaudimu. Todėl tenka dirbti, būtent rinkti duomenis, nurodyti reikiamas formules ir atlikti kitus veiksmus, leidžiančius bent šiek tiek automatizuoti palyginimus.

Tokių veiksmų yra daug. Pažvelkime į kai kuriuos iš jų.

Koks yra Excel failų palyginimo tikslas?

Gali būti daugybė priežasčių, kodėl lyginami keli „Excel“ failai. Anksčiau ar vėliau kiekvienas vartotojas susiduria su tokiu poreikiu ir jam tokių klausimų nekyla. Pavyzdžiui, galbūt norėsite palyginti dviejų skirtingų ketvirčių ataskaitų duomenis, kad pamatytumėte, ar finansai pakilo ar sumažėjo.

Arba, lygindamas praėjusių ir šių metų studentų grupės sudėtį, mokytojas turi pamatyti, kurie studentai buvo pašalinti iš universiteto.

Tokių situacijų gali būti labai daug. Bet pereikime prie praktikos, nes tema gana sudėtinga.

Visi būdai, kaip palyginti 2 lenteles programoje „Excel“.

Nors tema sudėtinga, ji yra lengva. Taip, nesistebėkite. Tai sudėtinga, nes susideda iš daugelio dalių. Tačiau pačias šias dalis lengva suprasti ir atlikti. Pažiūrėkime, kaip praktiškai galite palyginti dvi „Excel“ skaičiuokles.

Lygybės formulė ir klaidingos tiesos testas

Žinoma, pradėkime nuo paprasčiausio metodo. Toks dokumentų palyginimo būdas yra įmanomas ir gana platus. Galite palyginti ne tik teksto reikšmes, bet ir skaitines. Ir paimkime nedidelį pavyzdį. Tarkime, kad turime du diapazonus su skaičių formato langeliais. Norėdami tai padaryti, tiesiog parašykite lygybės formulę =C2=E2. Jei paaiškėja, kad jie yra lygūs, langelyje bus įrašyta „TRUE“. Jei jie skiriasi, vadinasi, NETIESA. Po to šią formulę turite perkelti į visą diapazoną naudodami automatinio užbaigimo žymeklį.

Dabar skirtumas matomas plika akimi.

Išskirtinių vertybių pabrėžimas

Taip pat galite reikšmes, kurios skiriasi viena nuo kitos, paryškinti specialia spalva. Tai taip pat gana paprasta užduotis. Jei jums pakanka rasti skirtumus tarp dviejų verčių diapazonų ar ištisų lentelių, turite eiti į skirtuką „Pagrindinis“ ir ten pasirinkti elementą „Rasti ir paryškinti“. Prieš spustelėdami, būtinai pažymėkite langelių rinkinį, kuriame saugoma informacija palyginimui. 

Pasirodžiusiame meniu spustelėkite meniu „Pasirinkti langelių grupę ...“. Tada atsidarys langas, kuriame kaip kriterijų turime pasirinkti skirtumus pagal eilutes.

2 lentelių palyginimas naudojant sąlyginį formatavimą

Sąlyginis formatavimas yra labai patogus ir, svarbiausia, funkcionalus būdas, leidžiantis pasirinkti spalvą, kuri išryškins skirtingą ar tą pačią reikšmę. Šią parinktį rasite skirtuke Pagrindinis. Ten galite rasti mygtuką su atitinkamu pavadinimu ir pasirodžiusiame sąraše pasirinkite „Tvarkyti taisykles“. Atsiras taisyklių tvarkyklė, kurioje turime pasirinkti meniu „Sukurti taisyklę“.

Toliau iš kriterijų sąrašo turime pasirinkti tą, kuriame parašyta, kad reikia naudoti formulę, kad nustatytų langelius, kurie bus suformatuoti specialiu būdu. Taisyklės aprašyme reikia nurodyti formulę. Mūsų atveju tai yra =$C2<>$E2, po kurio savo veiksmus patvirtiname paspausdami mygtuką „Format“. Po to nustatome ląstelės išvaizdą ir per specialų mini langą su pavyzdžiu žiūrime, ar ji mums patinka. 

Jei viskas tinka, spustelėkite mygtuką „Gerai“ ir patvirtinkite veiksmus.

Sąlyginio formatavimo taisyklių tvarkyklėje vartotojas gali rasti visas šiame dokumente galiojančias formatavimo taisykles. 

COUNTIF funkcija + lentelės palyginimo taisyklės

Visi anksčiau aprašyti metodai yra patogūs tiems formatams, kurių formatas yra toks pat. Jei lentelės anksčiau nebuvo užsakytos, geriausias būdas yra palyginti dvi lenteles naudojant funkciją COUNTIF ir taisyklės. 

Įsivaizduokime, kad turime du diapazonus su šiek tiek skirtinga informacija. Mes susiduriame su užduotimi juos palyginti ir suprasti, kuri vertybė skiriasi. Pirmiausia turite jį pasirinkti pirmame diapazone ir eiti į skirtuką „Pagrindinis“. Ten randame anksčiau pažįstamą elementą „Sąlyginis formatavimas“. Sukuriame taisyklę ir nustatome taisyklę naudoti formulę. 

Šiame pavyzdyje formulė yra tokia, kaip parodyta šioje ekrano kopijoje.

Po to mes nustatome formatą, kaip aprašyta aukščiau. Ši funkcija analizuoja reikšmę, esančią langelyje C1, ir žiūri į formulėje nurodytą diapazoną. Tai atitinka antrąjį stulpelį. Turime imtis šios taisyklės ir nukopijuoti ją visame diapazone. Oho, visos ląstelės su nesikartojančiomis reikšmėmis yra paryškintos.

VLOOKUP funkcija, skirta palyginti 2 lenteles

Taikant šį metodą, mes apsvarstysime funkciją VPR, kuris patikrina, ar dviejose lentelėse yra atitikmenų. Norėdami tai padaryti, turite įvesti formulę, parodytą paveikslėlyje žemiau, ir perkelti ją į visą diapazoną, kuris naudojamas palyginimui.

Ši funkcija kartoja kiekvieną reikšmę ir mato, ar yra dublikatų nuo pirmojo stulpelio iki antrojo. Na, o atlikus visas operacijas ši reikšmė įrašoma į langelį. Jei jo nėra, gauname klaidą #N/A, kurios visiškai pakanka, kad automatiškai suprastume, kuri reikšmė nesutaps.

IF funkcija

Loginė funkcija JEI – tai dar vienas geras būdas palyginti du diapazonus. Pagrindinis šio metodo bruožas yra tas, kad galite naudoti tik lyginamą masyvo dalį, o ne visą lentelę. Taip taupomi tiek kompiuterio, tiek vartotojo ištekliai.

Paimkime nedidelį pavyzdį. Turime du stulpelius – A ir B. Dalį juose esančios informacijos turime palyginti tarpusavyje. Norėdami tai padaryti, turime paruošti kitą paslaugų stulpelį C, kuriame parašyta tokia formulė.

Naudojant formulę, kurioje naudojamos funkcijos IF, IFERROR и DAUGIAU ATSKIRTA galite kartoti visus norimus A stulpelio elementus, o paskui B stulpelį. Jei jis buvo rastas B ir A stulpeliuose, tada jis grąžinamas į atitinkamą langelį.

VBA makrokomandą

Makrokomandas yra sudėtingiausias, bet kartu ir pažangiausias dviejų lentelių palyginimo metodas. kai kurios palyginimo parinktys paprastai neįmanomos be VBA scenarijų. Jie leidžia automatizuoti procesą ir sutaupyti laiko. Visos reikalingos duomenims paruošti operacijos, užprogramavus vieną kartą, bus atliekamos ir toliau.

Atsižvelgdami į problemą, kurią reikia išspręsti, galite parašyti bet kurią programą, kuri lygina duomenis be vartotojo įsikišimo.

Kaip palyginti failus Excel

Jei vartotojas nustatė sau užduotį (na, arba jam buvo duota) palyginti du failus, tai galima padaryti dviem būdais vienu metu. Pirmasis naudoja specializuotą funkciją. Norėdami įgyvendinti šį metodą, vadovaukitės instrukcijomis:

1. Atidarykite failus, kuriuos norite palyginti.
2. Atidarykite skirtuką „Žiūrėti“ – „Langas“ – „Žiūrėti šalia“.

Po to viename Excel dokumente bus atidaryti du failai.

Tą patį galima padaryti naudojant įprastus „Windows“ įrankius. Pirmiausia turite atidaryti du failus skirtinguose languose. Po to paimkite vieną langą ir vilkite jį į kairę ekrano pusę. Po to atidarykite antrą langą ir vilkite jį į dešinę pusę. Po to du langai bus vienas šalia kito. 

Sąlyginis formatavimas norint palyginti 2 Excel failus

Labai dažnai lyginti dokumentus reiškia juos rodyti vieną šalia kito. Tačiau kai kuriais atvejais šį procesą galima automatizuoti naudojant sąlyginį formatavimą. Su juo galite patikrinti, ar tarp lapų nėra skirtumų. Tai leidžia sutaupyti laiko, kurį galima panaudoti kitiems tikslams.

Pirmiausia turime perkelti palygintus lapus į vieną dokumentą. 

Norėdami tai padaryti, turite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti atitinkamą lapą, tada iškylančiajame meniu spustelėkite mygtuką „Perkelti arba kopijuoti“. Tada atsiras dialogo langas, kuriame vartotojas gali pasirinkti dokumentą, kuriame turėtų būti įterptas šis lapas.

Tada turite pasirinkti visas norimas ląsteles, kad būtų rodomi visi skirtumai. Lengviausias būdas tai padaryti yra spustelėti viršutinį kairįjį langelį ir paspausti klavišų kombinaciją Ctrl + Shift + End.

Po to eikite į sąlyginio formatavimo langą ir sukurkite naują taisyklę. Kaip kriterijų naudojame konkrečiu atveju tinkamą formulę, tada nustatome formatą.

Dėmesio: langelių adresai turi būti nurodyti tie, kurie yra kitame lape. Tai galima padaryti per formulės įvesties meniu.

„Excel“ duomenų palyginimas skirtinguose lapuose

Tarkime, kad turime darbuotojų sąrašą, kuriame taip pat nurodyti jų atlyginimai. Šis sąrašas atnaujinamas kiekvieną mėnesį. Šis sąrašas nukopijuotas į naują lapą.

Tarkime, mums reikia palyginti atlyginimus. Tokiu atveju kaip duomenis galite naudoti lenteles iš skirtingų lapų. Naudosime sąlyginį formatavimą, kad pabrėžtume skirtumus. Viskas paprasta.

Naudodami sąlyginį formatavimą galite atlikti efektyvius palyginimus, net jei darbuotojų vardai yra kitokia tvarka.

Kaip palyginti 2 lapus „Excel“ skaičiuoklėje

Dviejuose lapuose esančios informacijos palyginimas atliekamas naudojant funkciją DAUGIAU ATSKIRTA. Kaip pirmasis parametras yra verčių pora, kurios reikia ieškoti lape, kuris yra atsakingas už kitą mėnesį. Paprasčiau tariant, kovo mėn. Galime priskirti peržiūrėtą diapazoną kaip langelių rinkinį, kuris yra įvardytų diapazonų dalis, sujungtų poromis.

Taigi galite palyginti eilutes pagal du kriterijus – pavardę ir atlyginimą. Na, arba bet kuris kitas, kurį apibrėžia vartotojas. Visoms atitiktims, kurias galima rasti, langelyje, kuriame įvedama formulė, įrašomas skaičius. „Excel“ ši vertė visada bus teisinga. Todėl, kad formatavimas būtų pritaikytas tiems langeliams, kurie buvo skirtingi, turite pakeisti šią reikšmę MELAVIMAS, naudojant funkciją =NE().

Skaičiuoklės palyginimo įrankis

„Excel“ turi specialų įrankį, leidžiantį palyginti skaičiuokles ir automatiškai paryškinti pakeitimus. 

Svarbu pažymėti, kad šis įrankis yra prieinamas tik tiems vartotojams, kurie įsigijo Professional Plus biuro komplektus.

Jį galite atidaryti tiesiai iš skirtuko „Pagrindinis“ pasirinkę elementą „Palyginti failus“.

Po to pasirodys dialogo langas, kuriame turėsite pasirinkti antrąją knygos versiją. Taip pat galite įvesti interneto adresą, kuriame yra ši knyga.

Pasirinkę dvi dokumento versijas, savo veiksmus turime patvirtinti mygtuku OK.

Kai kuriais atvejais gali būti sugeneruota klaida. Jei jis pasirodo, tai gali reikšti, kad failas apsaugotas slaptažodžiu. Kai spustelėsite Gerai, būsite paraginti jį įvesti. 

Palyginimo įrankis atrodo kaip dvi viena šalia kitos esančios „Excel“ skaičiuoklės tame pačiame lange. Priklausomai nuo to, ar informacija buvo pridėta, pašalinta, ar buvo pakeista formulė (taip pat ir kitų tipų veiksmai), pakeitimai paryškinami skirtingomis spalvomis. 

Kaip interpretuoti palyginimo rezultatus

Tai labai paprasta: skirtingų tipų skirtumai nurodomi skirtingomis spalvomis. Formatavimas gali apimti ir langelio užpildymą, ir patį tekstą. Taigi, jei duomenys buvo įvesti į langelį, užpildymas yra žalias. Jei kas nors pasidaro neaišku, pati paslauga turi simbolius, rodančius, kokio tipo pakeitimas kokia spalva paryškintas.