Turinys
Ar jums kada nors buvo pavesta sukurti struktūrinę schemą, kad būtų galima susieti verslo procesus organizacijoje. Kai kurios įmonės moka už brangią, labai specializuotą programinę įrangą, kuri vos keliais žingsniais ir spustelėjimu sukuria struktūrines schemas. Kitos įmonės nori naudoti esamus įrankius, kuriuos išmokus bus taip pat paprasta. Vienas iš jų yra „Excel“.
Suplanuokite savo žingsnius
Kadangi schemos tikslas yra pažymėti loginę įvykių, priimamų sprendimų ir tų sprendimų rezultatų tvarką, dauguma žmonių mano, kad geriausia tai pavaizduoti struktūrinės diagramos pavidalu. Ir jiems tai padaryti daug lengviau, jei skiria kelias minutes mintims sutvarkyti.
Ir tikrai taip. Jei jūsų mintys nėra pakankamai apgalvotos, struktūrinė schema nebus gera.
Todėl prieš pradedant tiesiogiai kurti schemą, rekomenduojama pasidaryti tam tikras pastabas. Formatas, kuriuo jie bus atliekami, nėra taip svarbu. Svarbiausia yra išvardyti kiekvieną proceso etapą, nustatyti kiekvieną sprendimą ir jo pasekmes.
Nustatymo elementai
- Eikite į skirtuką „Įterpti“, kur rasite elementą „Formos“.
- Po to pasirodys formų sąrašas, suskirstytas pagal grupes. Tada turite peržiūrėti juos visus, kol bus rasta grupė „Flowchart“.
- Pasirinkite reikiamą elementą.
- Norėdami pridėti tekstą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite elementą ir kontekstiniame meniu pasirinkite „Keisti tekstą“.
Galiausiai juostelėje Formatavimas turite pasirinkti schemos stilių ir spalvų schemą.
Pasirinkę norimą elementą, turite pridėti kitą prie konkretaus elemento ir tęsti tol, kol bus rodomas kiekvienas etapas.
Tada figūra, kurioje rodomas kiekvienas schemos elementas, turi būti pažymėta. Tada tas, kuris ją peržiūrės, supras, kokį vaidmenį joje atlieka kiekvienas schemos elementas ir kaip jis susijęs su kitais.
Kiekviena figūra atlieka savo standartinę funkciją. Jei netinkamai naudojate diagramos elementus, kažkas, kas ją peržiūri, gali jus neteisingai suprasti.
Štai keletas dažniausiai naudojamų elementų:
- Struktūrinės schemos pradžia arba pabaiga.
- Darbo procesas.
- Iš anksto nustatytas procesas, pvz., pasikartojančios procedūros.
- Duomenų šaltinis. Tai gali būti arba lentelė, arba koks nors dokumentas, arba svetainė.
- Priimti sprendimai. Pavyzdžiui, tai gali būti iš anksto įvykdyto proceso teisingumo kontrolė. Iš kiekvieno rombo kampo gali būti linijos, rodančios priimto sprendimo rezultatus.
Elementų užsakymas
Įdėję elementus į reikiamas vietas, galite atlikti šiuos veiksmus:
- Norėdami išdėstyti elementus stulpelyje, turite pasirinkti kelis elementus paspausdami klavišą SHIFT ir paspausdami kiekvieną iš jų, tada skirtuke Formatas pasirinkite Lygiuoti centrą.
- Jei tarp elementų reikia padaryti tuos pačius tarpus vertikaliai, turite juos pasirinkti, tada tame pačiame skirtuke pasirinkite elementą „Paskirstyti vertikaliai“.
- Tada turite įsitikinti, kad visų elementų dydžiai yra vienodi, kad diagrama būtų vizualiai patrauklesnė.
Nuorodos linijos nustatymas
Skirtuke „Įterpti“ yra elementas „Formos“, kuriame reikia pasirinkti rodyklę. Jis gali būti tiesus arba kampuotas. Pirmasis naudojamas elementams tiesiogine seka. Jei atlikus visus veiksmus reikia grįžti prie tam tikro žingsnio, tada naudojama lenkta linija.
Kas toliau?
Apskritai „Excel“ siūlo daugybę formų diagramoms sudaryti. Kartais galite nepaisyti standartų ir įjungti kūrybiškumą. Tai bus tik į naudą.