Turinys
Excel vartotojai dažnai yra priversti pristatyti savo darbo rezultatus. Norėdami tai padaryti, turite konvertuoti failą į patogesnį formatą, pvz., PDF. Be to, dokumento transformacija leidžia apsaugoti duomenis nuo nepageidaujamų pataisymų perduodant trečiosioms šalims. Jei lentelėje yra formulės, susijusios su skaičiavimais, tada konvertavimas į PDF formatą leidžia apsaugoti duomenis nuo atsitiktinių pakeitimų ar sugadinimo perkeliant dokumentą į kitą kompiuterį. Pažvelkime atidžiau į visus konvertavimo būdus.
Konvertuoti Excel failą į PDF
Senesnėse „Excel“ versijose nėra galimybės išsaugoti failo kitu formatu, išskyrus xls. Teko ieškoti specialių konverterių programų arba naudotis interneto ištekliais, kurie galėtų išversti vieną dokumento formatą į kitą. Nuo Excel-2010 m., programos funkcionalumas buvo papildytas tokia reikalinga funkcija, kuri leidžia iš karto konvertuoti failą nepaliekant Excel.
- Visų pirma, turite pasirinkti langelius, kuriuos norite konvertuoti. Eikite į skirtuko meniu „Failas“. Prieš išsaugodami turite įsitikinti, kad lentelės kraštinės neviršija PDF dokumento lapo.
1 - Toliau pereiname prie išsaugojimo proceso. Atsidariusiame meniu „Failas“, dešinėje pusėje suaktyvinę kategoriją „Išsaugoti kaip…“, eikite į parinktį „Naršyti“.
2 - Po to pasirodys langas, kuriame turėtumėte nuspręsti dėl failo vietos ir jo pavadinimo.
3 - Lango apačioje randame kategoriją „Failo tipas“ ir kairiuoju kompiuterio pelės mygtuku spustelėję eilutę iškviečiame sąrašą parinkčių, iš kurių galite pasirinkti dokumento formatą. Mūsų atveju pasirinkite PDF failo tipą.
4 - Eilutėje „Failo tipas“ bus keli papildomi konvertavimui reikalingi parametrai. Standartinis optimizavimas tinka spausdinti ir publikuoti internete, o minimalus dydis leidžia optimizuoti dokumentą talpinimui interneto svetainių puslapiuose. Pasirinkę tinkamą optimizavimo parinktį, prie jo turėtumėte pažymėti žymą. Kad tokiu būdu išsaugotas dokumentas po konvertavimo būtų atidarytas, verta pažymėti atitinkamą langelį.
5
Norėdami aiškiai ir išsamiai sureguliuoti konversijos procesą, ekspertai rekomenduoja atkreipti dėmesį į papildomus parametrus, kuriuose galite nurodyti visus aiškinamuosius taškus, kad būtų geriau parodytas lentelių turinys.
- Atsidariusiame lange galite nurodyti, kuriuos puslapius norite konvertuoti. Pasirinkite duomenų diapazoną, pvz., pasirinktus darbalapius, konkretų diapazoną arba visą "Excel" darbaknygę. Taip pat yra papildomų nespausdinamų failų duomenų, kuriuos galima įterpti į naują dokumentą – dokumento struktūros žymos ir jo savybės. Paprastai lange jau nustatyti parametrai atitinka standartinius reikalavimus, tačiau prireikus juos galima koreguoti. Norėdami suaktyvinti pakeitimus, spustelėkite „Gerai“.
6 - Konvertavimo procesą užbaigiame paspausdami mygtuką „Išsaugoti“.
7 - Konvertavimo procesas gali užtrukti, priklausomai nuo lentelių dydžio. PDF dokumentas pasirodys nurodytame aplanke. Pagal nustatymus iškart po konvertavimo dokumentas bus atidarytas redaktoriuje, kuris gali jį perskaityti.
8
Konvertuokite „Excel“ skaičiuoklę į PDF naudodami išorines programas
Jei vartotojas dirba su Excel skaičiuoklėmis 1997–2003 versijose, tada konvertuoti failą į PDF formatą reikia naudoti trečiųjų šalių įrankius. Viena iš populiariausių programų yra „FoxPDF Excel to PDF Converter“.
- Mes įdiegiame programą. Diegimo failą galite atsisiųsti iš oficialios svetainės www.foxpdf.com.
- Kai paleisite programą, pasirodys darbinis langas, kuriame turėtumėte eiti į meniu „Pridėti Excel failą“ ir pasirinkti norimą failą.
9 - Programa leidžia konvertuoti kelis failus vienu metu, o tai yra neginčijamas pranašumas. Nusprendę dėl failų, spustelėkite „Atidaryti“.
10 - Pasirinkti failai bus rodomi programos lange. Prie kiekvieno failo turi būti varnelė. Jei žymės langelis nepažymėtas, failas išliks to paties formato.
11 - Po konvertavimo failai bus išsaugoti aplanke, kuris pasirinktas pagal numatytuosius nustatymus. Norėdami pasirinkti kitą adresą, eikite į parametrą Išvesties kelias puslapio apačioje. Spustelėjus mygtuką su elipsėmis, pasirodys meniu su dabartinio aplanko adresu. Jei reikia, saugojimo vieta gali būti pakeista.
12 - Atlikę visus parengiamuosius veiksmus, pereikite prie konvertavimo paspausdami PDF mygtuką, esantį dešinėje eilutės Išvesties kelias.
13
Internetinės paslaugos taikymas konvertuoti Excel formatą į PDF
Nepaisant FoxPDF Excel to PDF Converter programos paprastumo, ši programinė įranga yra mokama. O jei poreikis „Excel“ konvertuoti į PDF pasirodo itin retai, tuomet galite pasinaudoti internete esančiais ištekliais.
Šie ištekliai leidžia konvertuoti lenteles į PDF nemokamai, tačiau juose gali būti taikomas operacijų skaičiaus apribojimas per dieną. Kai kurias paslaugas galima pasiekti tik užsiregistravus ir nurodus galiojantį elektroninio pašto adresą, kuriuo bus išsiųstas jau konvertuotas dokumentas.
Be to, norėdami dirbti su tam tikromis svetainėmis, turite įsitikinti, kad failas atitinka reikalavimus. Apsvarstykite vieno iš šių interneto išteklių veikimo principą „SmallPDF“ pavyzdyje:
- Eikite į svetainę https://smallpdf.com/en. Pasirinkite kategoriją „Excel to PDF“.
14 - Čia turėtumėte mygtuku „Pasirinkti failą“ nurodyti norimą dokumentą arba tiesiog nuvilkite Excel failą į reikiamą lauką. Išteklius leidžia vienu metu konvertuoti kelis dokumentus.
15 - Toliau seka automatinis konvertavimas. Užbaigus failą, jis turi būti išsaugotas paspaudus mygtuką „Išsaugoti failą“.
16 - Atsidarys langas, kuriame turėtumėte nurodyti PDF failų talpinimo aplanko adresą.
Išvada
Kiekvienas iš šių „Excel“ skaičiuoklių konvertavimo į PDF failus metodų turi ir teigiamų, ir neigiamų pusių. Žinoma, dokumento išsaugojimas tiesiogiai „Excel“ programoje leidžia greitai ir patogiai pasiekti savo tikslą. Tačiau, kaip minėta aukščiau, ši funkcija pasirodė tik 2010 m. versijoje.
Internetinius išteklius galite naudoti failams konvertuoti tik tada, kai turite interneto ryšį, o tai ne visada pasiekiama. Taip pat patogu naudotis specialiomis programomis ir programomis. Tuo pačiu nepamirškite, kad tokias paslaugas kartais reikia įsigyti. Bet kuriuo atveju vartotojas gali pasirinkti, kaip konvertuoti xls failą į pdf.