Kaip sukurti Ganto diagramą „Excel“?

Turinys

Kas yra Ganto diagrama?
Kaip sukurti Ganto diagramą „Excel 2010“, 2007 ir 2013 m.
Ganto diagramos šablonas „Excel“.

Jei jūsų paprašytų įvardyti tris svarbiausius „Microsoft Excel“ komponentus, kuriuos įvardintumėte? Greičiausiai lapai, kuriuose įvedami duomenys, formulės, kuriomis atliekami skaičiavimai, ir diagramos, su kuriomis galima grafiškai pavaizduoti kitokio pobūdžio duomenis.

Esu tikras, kad kiekvienas Excel vartotojas žino, kas yra diagrama ir kaip ją sukurti. Tačiau yra tam tikro tipo diagramos, kurios daugeliui yra apgaubtos neaiškumu – Ganto diagramos. Šis trumpas vadovas paaiškins pagrindines Ganto diagramos ypatybes, pasakys, kaip sukurti paprastą Ganto diagramą programoje „Excel“, nurodys, kur atsisiųsti išplėstinius Ganto diagramos šablonus ir kaip naudoti Projektų valdymo internetinę paslaugą Ganto diagramoms kurti.

Kas yra Ganto diagrama?

Ganto diagramos pavadintas Henrio Ganto, amerikiečių inžinieriaus ir vadybos konsultanto, 1910 m. sudariusio diagramą, vardu. Ganto diagrama programoje Excel vaizduoja projektus arba užduotis kaip horizontalių juostų diagramų pakopą. Ganto diagrama rodo išskaidytą projekto struktūrą (pradžios ir pabaigos datos, įvairius ryšius tarp užduočių projekto viduje) ir taip padeda kontroliuoti užduočių vykdymą laiku ir pagal numatytus etalonus.

Kaip sukurti Ganto diagramą „Excel 2010“, 2007 ir 2013 m.

Deja, Microsoft Excel nesiūlo integruoto Ganto diagramos šablono. Tačiau galite greitai sukurti ją patys, naudodami juostinės diagramos funkciją ir šiek tiek formatuodami.

Atidžiai atlikite šiuos veiksmus ir paprastą Ganto diagramą sukurti užtruks ne ilgiau nei 3 minutes. Savo pavyzdžiuose mes kuriame Ganto diagramą „Excel 2010“, tačiau tą patį galima padaryti ir „Excel 2007“ ir „Excel 2013“.

1 veiksmas. Sukurkite projekto lentelę

Pirmiausia projekto duomenis įvesime į Excel lapą. Kiekvieną užduotį parašykite atskiroje eilutėje ir nurodykite projekto suskirstymo planą pradžios datą (Pradžios data), gradacija (pabaigos data) ir trukmė (Trukmė), tai yra dienų skaičius, per kurį reikia atlikti užduotį.

Patarimas: Ganto diagramai sukurti reikalingi tik stulpeliai Pradžios data и Trukmė (dienos). Tačiau jei taip pat sukuriate stulpelį pabaigos data, Tada galite apskaičiuoti užduoties trukmę naudodami paprastą formulę, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau:

2 veiksmas. Sukurkite įprastą „Excel“ juostinę diagramą, pagrįstą „Pradžios datos“ stulpelių duomenų baze

Pradėkite kurti Ganto diagramą programoje „Excel“, sukurdami paprastą sukrauta juostinė diagrama:

Pažymėkite diapazoną Pradžios datos kartu su stulpelio antrašte, mūsų pavyzdyje taip yra B1:B11. Būtina pasirinkti tik langelius su duomenimis, o ne visą lapo stulpelį.
Skirtuke Išplėstinė įsiuvas (Įterpti) skiltyje Diagramos spustelėkite Įterpti juostinę diagramą (Baras).
Atsidariusiame meniu grupėje Valdė (2-D juosta) spustelėkite Valdoma Stacked (Stacked Bar).

Dėl to lape turėtų pasirodyti tokia diagrama:

Pastaba: Kai kurios kitos Ganto diagramų kūrimo instrukcijos siūlo pirmiausia sukurti tuščią juostinę diagramą ir užpildyti ją duomenimis, kaip tai padarysime kitame veiksme. Bet manau, kad parodytas metodas yra geresnis, nes Microsoft Excel automatiškai pridės vieną duomenų eilutę ir taip sutaupysime šiek tiek laiko.

3 veiksmas: pridėkite trukmės duomenis į diagramą

Be to, prie būsimos Ganto diagramos turime pridėti dar vieną duomenų seką.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią diagramos vietą ir kontekstiniame meniu spustelėkite Pasirinkite duomenis (Pasirinkite duomenis). Atsidarys dialogo langas Duomenų šaltinio pasirinkimas (Pasirinkite duomenų šaltinį). Kaip matote toliau esančiame paveikslėlyje, stulpelio duomenys Pradžios data jau įtraukta į lauką Legenda elementai (eilutės) (Legendos įrašai (serija). Dabar čia reikia pridėti stulpelio duomenis Trukmė (dienos).
Spustelėkite mygtuką papildyti (Pridėti), kad pasirinktumėte papildomus duomenis (trukmė), kurie bus rodomi Ganto diagramoje.
Atsidariusiame lange Eilės pakeitimas (Redaguoti seriją) atlikite tai:
- Lauke Eilės pavadinimas (Serijos pavadinimas) įveskite „Trukmė“ arba bet kurį kitą norimą pavadinimą. Arba galite įdėti žymeklį į šį lauką ir spustelėti atitinkamo lentelės stulpelio pavadinimą – spustelėtas pavadinimas bus įtrauktas kaip Ganto diagramos serijos pavadinimas.
- Spustelėkite šalia lauko esančią diapazono pasirinkimo piktogramą Vertybės (Serijos vertės).
Dialogo langas Eilės pakeitimas (Redaguoti seriją) sumažės. Pažymėkite duomenis stulpelyje Trukmė (dienos)spustelėdami pirmą langelį (mūsų atveju tai yra D2) ir vilkdami žemyn iki paskutinio duomenų langelio (D11). Įsitikinkite, kad netyčia nepasirinkote antraštės ar tuščio langelio.
Dar kartą paspauskite diapazono pasirinkimo piktogramą. Dialogo langas Eilės pakeitimas (Redaguoti seriją) vėl bus išplėstas ir atsiras laukai Eilės pavadinimas (Serijos pavadinimas) и Vertybės (Serijos vertės). Spustelėkite Gerai.
Vėl grįšime prie lango Duomenų šaltinio pasirinkimas (Pasirinkite duomenų šaltinį). Dabar lauke Legenda elementai (eilutės) (Legendų įrašai (serija) matome seriją Pradžios data ir skaičius Trukmė (dienos). Tiesiog spustelėkite OK, ir duomenys bus įtraukti į diagramą.

Diagrama turėtų atrodyti maždaug taip:

4 veiksmas: pridėkite užduočių aprašymus į Ganto diagramą

Dabar kairėje diagramos pusėje turite parodyti užduočių sąrašą, o ne skaičius.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią braižymo sritį (sritį su mėlynomis ir oranžinėmis juostelėmis) ir pasirodžiusiame meniu spustelėkite Pasirinkite duomenis (Pasirinkite Duomenys), kad vėl būtų rodomas dialogo langas Duomenų šaltinio pasirinkimas (Pasirinkite duomenų šaltinį).
Dialogo lango kairėje srityje pasirinkite Pradžios data Ir spustelėkite pokytis (Redaguoti) lango pavadinimu dešinėje srityje Horizontalios ašies etiketės (kategorijos) (Horizontalios (kategorijos) ašies etiketės).
Atsidarys mažas dialogo langas Ašies etiketės (Ašies etiketės). Dabar reikia pasirinkti užduotis taip pat, kaip ir ankstesniame žingsnyje pasirinkome duomenis apie užduočių trukmę (stulpelis Trukmės) – spustelėkite diapazono pasirinkimo piktogramą, tada spustelėkite pirmą užduotį lentelėje ir vilkite pasirinkimą pele iki paskutinės užduoties. Atminkite, kad stulpelio antraštė neturėtų būti paryškinta. Kai tai padarysite, dar kartą spustelėkite diapazono pasirinkimo piktogramą, kad būtų parodytas dialogo langas.
Dukart paspausti OKnorėdami uždaryti visus dialogo langus.
Ištrinkite diagramos legendą – spustelėkite ją dešiniuoju pelės mygtuku ir kontekstiniame meniu spustelėkite pašalinti (Ištrinti).

Šiuo metu Ganto diagramos kairėje pusėje turėtų būti užduočių aprašymai ir ji turėtų atrodyti maždaug taip:

5 veiksmas: juostinės diagramos konvertavimas į Ganto diagramą

Šiame etape mūsų diagrama vis dar yra sukrauta juostinė diagrama. Kad ji atrodytų kaip Ganto diagrama, ją reikia tinkamai suformatuoti. Mūsų užduotis – pašalinti mėlynas linijas, kad liktų matomos tik oranžinės grafikų dalys, vaizduojančios projekto užduotis. Techniškai mėlynų linijų nepašalinsime, tik padarysime jas skaidrias ir todėl nematomas.

Spustelėkite bet kurią mėlyną Ganto diagramos liniją ir visos jos bus pasirinktos. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pasirinkimą ir kontekstiniame meniu spustelėkite Duomenų serijos formatas (Formatuoti duomenų seriją).
Pasirodžiusiame dialogo lange atlikite šiuos veiksmus:
- Skyriuje Pildyti (Užpildyti) pasirinkite Nėra užpildymo (Neužpildyti).
- Skyriuje Siena (Border Color) pasirinkite jokių linijų (Nėra linijos).

Pastaba: Neuždarykite šio dialogo lango, jo vėl prireiks kitame veiksme.

Ganto diagramos užduotys, kurias sukūrėme „Excel“, yra atvirkštine tvarka. Mes tai ištaisysime akimirksniu. Spustelėkite užduočių sąrašą kairėje Ganto diagramos pusėje, kad paryškintumėte kategorijos ašį. Atsidarys dialogo langas Ašies formatas (Formato ašis). Skyriuje Ašies parametrai (Axis Options) pažymėkite langelį Atvirkštinė kategorijų tvarka (Kategorijos atvirkštine tvarka), tada uždarykite langą, kad išsaugotumėte pakeitimus. Dėl ką tik atliktų pakeitimų:
- Ganto diagramos užduotys yra teisinga tvarka.
- Horizontalios ašies datos perkeltos iš diagramos apačios į viršų.

Diagrama tampa panaši į įprastą Ganto diagramą, tiesa? Pavyzdžiui, mano Ganto diagrama dabar atrodo taip:

6 veiksmas. Ganto diagramos dizaino pritaikymas programoje Excel

Ganto diagrama jau formuojasi, tačiau galite pridėti dar keletą apdailos detalių, kad ji būtų tikrai stilinga.

1. Pašalinkite tuščią vietą kairėje Ganto diagramos pusėje

Kurdami Ganto diagramą, diagramos pradžioje įterpėme mėlynas juostas, kad būtų rodoma pradžios data. Dabar jų vietoje likusią tuštumą galima pašalinti ir užduočių juostas perkelti į kairę, arčiau vertikalios ašies.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pirmojo stulpelio reikšmę Pradžios data lentelėje su šaltinio duomenimis kontekstiniame meniu pasirinkite Ląstelių formatas > Skaičius > bendras (Formatuoti langelius > Skaičius > Bendrieji). Atsiminkite skaičių, kurį matote lauke Pavyzdys (Pavyzdys) yra skaitinis datos vaizdas. Mano atveju šis skaičius 41730. Kaip žinote, „Excel“ saugo datas kaip skaičius, lygius dienų skaičiui 1 m. sausio 1900 d iki šios datos (kur 1 m. sausio 1900 d. = 1). Čia nereikia atlikti jokių pakeitimų, tiesiog spustelėkite atšaukimas (Atšaukti).
Ganto diagramoje spustelėkite bet kurią datą virš diagramos. Vienu paspaudimu bus pasirinktos visos datos, po to dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jas ir kontekstiniame meniu spustelėkite Ašies formatas (Formato ašis).
Meniu Parametrai ašis (Axis Options) pakeiskite parinktį Minimalus (Mažiausiai) įjungta Skaičius (Pataisyta) ir įveskite numerį, kurį prisiminėte atlikdami ankstesnį veiksmą.

2. Sureguliuokite datų skaičių Ganto diagramos ašyje

Čia, dialogo lange Ašies formatas (Format Axis), kuris buvo atidarytas ankstesniame veiksme, pakeiskite parametrus Pagrindiniai padaliniai (Major united) и Tarpiniai skyriai (Mažasis vienetas) iš Skaičius (Fiksuota) ir ašyje įveskite norimas intervalų reikšmes. Paprastai kuo trumpesni projekto užduočių terminai, tuo mažesnio padalijimo žingsnio reikia laiko ašyje. Pavyzdžiui, jei norite rodyti kas antrą datą, įveskite 2 parametrui Pagrindiniai padaliniai (Pagrindinis padalinys). Kokius nustatymus padariau – matote paveikslėlyje žemiau:

Patarimas: Žaiskite su nustatymais, kol pasieksite norimą rezultatą. Nebijokite padaryti ką nors ne taip, visada galite grąžinti numatytuosius nustatymus, nustatydami parinktis į Automatiškai (Automatinis) programose Excel 2010 ir 2007 arba spustelėdami naujo (nustatyti iš naujo) programoje „Excel 2013“.

3. Pašalinkite papildomą tuščią erdvę tarp juostelių

Kompaktiškiau išdėstykite užduočių juostas diagramoje ir Ganto diagrama atrodys dar geriau.

Pasirinkite oranžines grafikų juostas kairiuoju pelės mygtuku spustelėdami vieną iš jų, tada spustelėkite ją dešiniuoju pelės klavišu ir pasirodžiusiame meniu spustelėkite Duomenų serijos formatas (Formatuoti duomenų seriją).
Dialogo lange Duomenų serijos formatas (Format Data Series) nustatykite parametrą į persidengiančias eilutes (Series Overlap) vertė 100 % (slankiklis perkeltas iki galo į dešinę), o parametro Šoninis prošvaisa (Atotrūkio plotis) reikšmė 0 % arba beveik 0 % (slankiklis iki galo arba beveik iki galo į kairę).

Ir štai mūsų pastangų rezultatas – paprasta, bet gana tiksli Ganto diagrama „Excel“:

Atminkite, kad tokiu būdu sukurta „Excel“ diagrama yra labai artima tikrajai Ganto diagramai, tačiau išsaugomas visas „Excel“ diagramų patogumas:

Ganto diagramos dydis programoje „Excel“ bus pakeistas, kai bus pridėtos arba pašalintos užduotys.
Pakeiskite užduoties pradžios datą (Start date) arba jos trukmę (Duration), ir tvarkaraštis iš karto automatiškai atspindės atlikti pakeitimus.
„Excel“ sukurta Ganto diagrama gali būti išsaugota kaip paveikslėlis arba konvertuojama į HTML formatą ir publikuojama internete.

PATARIMAI:

Tinkinkite Ganto diagramos išvaizdą keisdami užpildymo parinktis, kraštines, šešėlius ir net naudodami 3D efektus. Visos šios parinktys galimos dialogo lange. Duomenų serijos formatas (Formatuoti duomenų seriją). Norėdami iškviesti šį langą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite diagramos juostą diagramos braižymo srityje ir kontekstiniame meniu spustelėkite Duomenų serijos formatas (Formatuoti duomenų seriją).
Jei sukurtas dizaino stilius džiugina akį, tuomet tokią Ganto diagramą galima išsaugoti Excel kaip šabloną ir panaudoti ateityje. Norėdami tai padaryti, spustelėkite diagramą, atidarykite skirtuką Konstruktorius (Dizainas) ir paspauskite Išsaugoti kaip šabloną (Išsaugoti kaip šabloną).

Atsisiųskite Ganto diagramos pavyzdį

Ganto diagramos šablonas „Excel“.

Kaip matote, sukurti paprastą Ganto diagramą „Excel“ nėra sunku. O kas, jei reikalinga sudėtingesnė Ganto diagrama, kurioje užduoties šešėliavimas priklauso nuo jos atlikimo procento, o projekto etapai nurodomi vertikaliomis linijomis? Žinoma, jei esate vienas iš tų retų ir paslaptingų būtybių, kurias pagarbiai vadiname „Excel“ guru, tuomet galite pabandyti tokią diagramą pasidaryti patys.

Tačiau programoje „Excel“ bus greičiau ir lengviau naudoti iš anksto paruoštus Ganto diagramos šablonus. Žemiau pateikiama trumpa kelių projektų valdymo Ganto diagramos šablonų, skirtų įvairioms Microsoft Excel versijoms, apžvalga.

Microsoft Excel 2013 Ganto diagramos šablonas

Šis Ganto diagramos šablonas, skirtas „Excel“, vadinamas Projekto planuotojas (Ganto projektų planuotojas). Jis skirtas stebėti projekto eigą pagal įvairius rodiklius, pvz Planuojama pradžia (Plano pradžia) ir tikroji pradžia (Tikroji pradžia), Planuojama trukmė (Plano trukmė) и Faktinė trukmė (Faktinė trukmė), taip pat Baigta procentais (Baigtų procentų).

Programoje „Excel 2013“ šis šablonas pasiekiamas skirtuke filė (Failas) lange kurti (Naujas). Jei šiame skyriuje nėra šablono, galite jį atsisiųsti iš „Microsoft“ svetainės. Norint naudoti šį šabloną nereikia papildomų žinių – spustelėkite jį ir pradėkite.

Internetinė šabloninė diagrama Ganta

Smartsheet.com siūlo interaktyvią internetinę Ganto diagramų kūrimo priemonę. Šis Ganto diagramos šablonas yra toks pat paprastas ir paruoštas naudoti kaip ir ankstesnis. Paslauga siūlo nemokamą 30 dienų bandomąją versiją, todėl nedvejodami prisiregistruokite naudodami „Google“ paskyrą ir iškart pradėkite kurti savo pirmąją Ganto diagramą.

Procesas labai paprastas: kairėje esančioje lentelėje įveskite savo projekto duomenis, o pildant lentelę dešinėje sukuriama Ganto diagrama.

Ganto diagramos šablonai, skirti „Excel“, „Google“ skaičiuoklėms ir „OpenOffice Calc“.

Svetainėje vertex42.com galite rasti nemokamų Ganto diagramų šablonų, skirtų Excel 2003, 2007, 2010 ir 2013, kurie taip pat veiks su OpenOffice Calc ir Google Sheets. Su šiais šablonais galite dirbti taip pat, kaip su bet kuria įprasta „Excel“ skaičiuokle. Tiesiog įveskite kiekvienos užduoties pradžios datą ir trukmę, o stulpelyje įveskite užbaigtą procentą % baigtas. Norėdami pakeisti Ganto diagramos srityje rodomą dienų seką, perkelkite slankiklį slinkties juostoje.

Ir galiausiai, kitas Ganto diagramos šablonas programoje „Excel“.

Projekto vadovas Ganto diagramos šablonas

Kitas nemokamas Ganto diagramos šablonas siūlomas professionalexcel.com ir vadinamas „Projektų vadovo Ganto diagrama“. Šiame šablone galima pasirinkti rodinį (kasdienį arba standartinį savaitinį), priklausomai nuo sekamų užduočių trukmės.

Tikiuosi, kad bent vienas iš siūlomų Ganto diagramų šablonų atitiks jūsų poreikius. Jei ne, internete galite rasti daug įvairių Ganto diagramų šablonų.

Dabar, kai žinote pagrindines Ganto diagramos ypatybes, galite toliau mokytis jos ir išmokti kurti savo sudėtingas Ganto diagramas programoje Excel, kad nustebintumėte savo viršininką ir visus kolegas 🙂